Là chủ doanh nghiệp, thỉnh thoảng bạn có thể cần phải tham gia vào các dự án cải tiến kinh doanh dài hạn, chẳng hạn như mua thiết bị mới cần lắp ráp, thêm tòa nhà mới hoặc mở rộng nhà kho chẳng hạn. Các dự án này có thể kéo dài vài tháng và điều quan trọng là phải có cách theo dõi chi phí theo thời gian để ngăn chặn bội chi ngân sách.
Điều quan trọng nữa là phải có một biện pháp bảo vệ an toàn để ngăn chặn việc trả tiền trước thời hạn cho công việc chưa hoàn thành. Tài khoản vốn của bảng cân đối đang tiến hành, hoặc tài khoản CWIP, được sử dụng để theo dõi chi phí cho các loại dự án này, giúp bạn có cái nhìn sâu sắc để giải quyết mọi vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
Lời khuyên
-
Công việc vốn đang được tiến hành, hoặc CWIP, là một tài khoản tài sản trên bảng cân đối kế toán. Nó được sử dụng để ghi lại các chi phí hiện tại liên quan đến các dự án dài hạn, chẳng hạn như xây dựng một tòa nhà mới. Khi dự án kết thúc, chi phí sẽ được chuyển sang tài khoản tài sản, nhà máy và thiết bị.
Công việc vốn đang được tiến hành là gì?
Thuật ngữ này được sử dụng trong kế toán để dán nhãn chi phí liên quan đến việc xây dựng một tài sản lớn, chẳng hạn như một tòa nhà mới. Trong khi tòa nhà đang được xây dựng, nó đã được ghi nhận là công việc đang tiến hành, hoặc WIP, chứ không phải là một tài sản hoàn thành. Khi tòa nhà hoàn thành, nó sẽ được ghi lại khác nhau. Trong suốt thời gian của dự án xây dựng, chi phí xây dựng được tích lũy và ghi lại theo cách giúp theo dõi tiến độ của dự án cho đến khi hoàn thành.
Kế toán tiến độ
Quá trình ghi lại các giao dịch cho CWIP bao gồm sử dụng một tài khoản riêng nằm trong phần tài sản dài hạn của bảng cân đối kế toán và thường được đặt tên là "công việc xây dựng đang được tiến hành". Xây dựng và vốn là hai thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau, mặc dù vốn là một thuật ngữ chung hơn có thể bao gồm các loại dự án khác, chẳng hạn như mua lại thiết bị mới cần lắp ráp.
Các chi phí liên quan đến một dự án vốn đang diễn ra được ghi nhận là các khoản ghi nợ để tăng số dư của tài khoản tài sản WIP. Dự án không phải chịu bất kỳ khấu hao nào cho đến khi tòa nhà hoàn thành hoặc tài sản khác được hoàn thành và đưa vào phục vụ tại doanh nghiệp. Khi hoàn thành, tất cả các chi phí trong tài khoản WIP liên quan đến dự án sẽ được chuyển vào tài khoản tài sản mới bằng các mục ghi nợ.
Dự án đã hoàn thành
Khi hoàn thành dự án, kế toán công ty chuyển tất cả các chi phí từ tạp chí WIP sang một tài khoản tài sản mới. Tài sản đã hoàn thành, chẳng hạn như một tòa nhà hoặc nhà kho mới, hiện hiển thị trên bảng cân đối kế toán của công ty dưới dạng một tài sản thuộc phần tài sản, nhà máy và thiết bị.
Giám sát các mục WIP
Nhiều vấn đề có thể xảy ra với kế toán và theo dõi chi phí WIP, đó là lý do tại sao nên giữ tất cả các chi tiết trong một tài khoản riêng biệt cho đến khi hoàn thành dự án. Ví dụ, một công ty xây dựng có thể bị quá tải bằng cách yêu cầu thanh toán khi công ty chưa đạt được các mốc xây dựng phù hợp. Một dự án có thể chỉ hoàn thành 25 phần trăm, nhưng 40 phần trăm ngân sách đã được sử dụng, ví dụ.
Khi một dự án xây dựng có nguy cơ chạy quá ngân sách, điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu công ty xem xét tài khoản WIP của mình và tạo ra một số loại báo cáo để xem xét thường xuyên, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng tuần. Các vấn đề khác, chẳng hạn như một công ty xây dựng bị tụt hậu trong việc thanh toán, có thể tạo ra vấn đề dòng tiền trong tương lai nếu họ dự kiến thanh toán một khoản tiền lớn cùng một lúc.
Nhiều gói phần mềm kế toán có một số khả năng để theo dõi WIP, nhưng nó cũng có thể được thực hiện trong một bảng tính. Quá trình này bao gồm các cột mốc dự án và áp dụng tỷ lệ phần trăm hoàn thành được cập nhật trong suốt vòng đời của dự án. Đối với các dự án ngắn mất bốn tuần hoặc ít hơn, báo cáo có thể không thêm bất kỳ giá trị nào. Tuy nhiên, các dự án lớn hơn như xây dựng công trình có thể dễ dàng mất 12 tháng hoặc lâu hơn và tạo ra một báo cáo để giám sát các mục WIP và so sánh chúng với kỳ vọng ngân sách dự án có thể ngăn chặn thảm họa ngân sách và dòng tiền tiềm năng.
