Trong khi kỷ nguyên số tạo ra ít giấy hơn, nhu cầu lưu trữ điện tử tăng lên. Các nguyên tắc được thiết lập bởi nhóm quản lý thông tin của một tổ chức để tạo, truy cập, lưu trữ và cuối cùng phá hủy các bản ghi chỉ ra các điều khoản của vòng đời hồ sơ điện tử. Vòng đời của hồ sơ điện tử bao gồm tạo, sử dụng, lưu trữ và định đoạt cho hầu hết các thực thể kinh doanh và chính phủ. Một số tổ chức lưu trữ một số hồ sơ nhất định được coi là vô giá, là giai đoạn cuối cùng của vòng đời khi chúng không bị phá hủy.
Sự sáng tạo
Một trong những thách thức lớn nhất đối với bất kỳ hệ thống quản lý điện tử nào là ghi lại nguồn gốc của các bản ghi mới một cách hợp lý và nhất quán để sử dụng, truy xuất và lưu trữ trong tương lai. Những gì tạo thành một hồ sơ được thiết lập bởi sổ tay chính sách của tổ chức được viết với các đạo luật liên bang và tiểu bang trong tâm trí. Nếu được xác định chính xác vào đầu chu kỳ sống, một bản ghi có thể dễ dàng truy cập cho đến khi tính hữu dụng của bản ghi hết hạn và nó bị phá hủy. Tùy thuộc vào tổ chức, một số bản ghi được hệ thống tạo tự động khi dữ liệu nhất định được nhập vào máy tính. Các hệ thống khác yêu cầu một cá nhân để tạo một bản ghi bằng tay.
Sử dụng
Khi một bản ghi được tạo ra bằng điện tử, nó thường được phân phối và sử dụng như một công cụ thông tin cho mục đích kinh doanh hoặc chính phủ. Vì lý do này, hồ sơ được lưu trữ trong một kho lưu trữ để dễ dàng truy cập. Trong khi hoạt động, hầu hết các bản ghi được lưu trữ, nhưng được truy cập thông qua cơ sở dữ liệu với thông tin nhận dạng ghi nhãn bản ghi.
Lưu trữ và bảo trì
Sau khi một tập tin đã được sử dụng và không còn cần thiết thường xuyên, một bản ghi thường được lưu trữ là không hoạt động. Hồ sơ phải được lưu trữ để truy cập trước khi bị phá hủy theo các quy tắc được nêu là chính sách của tổ chức. Một phần lý do cho sự nhấn mạnh như vậy vào lưu trữ thích hợp liên quan đến các vấn đề riêng tư. Chính sách tổ chức thận trọng giải quyết vấn đề bảo mật là một phần chính của bảo trì hồ sơ có trách nhiệm.
Bố trí
Hồ sơ phải được truy cập trong một số năm nhất định để tuân thủ luật pháp liên bang và tiểu bang. Hầu hết các chính sách tổ chức về lưu giữ hồ sơ và định đoạt sử dụng các đạo luật liên bang và tiểu bang như là các yêu cầu tối thiểu để lưu giữ hồ sơ. Các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ cho các mục đích kiện tụng, trong trường hợp họ bị buộc phải bảo vệ một số hành động kinh doanh được thực hiện trong quá khứ. Làm thế nào hồ sơ được xử lý là rất quan trọng. Vì các tệp điện tử có thể được khôi phục trong tay chuyên gia, điều quan trọng là các tệp điện tử bị xóa mà không có cách nào có thể lấy lại thông tin.
