Hệ thống thông tin tài chính là các chương trình phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tiền của họ. Hệ thống có thể được thiết lập để theo dõi ngân hàng, tài khoản phải trả và tài khoản phải thu của bạn; để tạo các báo cáo tài chính tiêu chuẩn như báo cáo lãi lỗ; và để báo cáo thông tin trong các định dạng khác nhau. Điều quan trọng là chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Hệ thống
Một chủ sở hữu duy nhất với một doanh nghiệp gia đình nhỏ có thể làm rất tốt với cùng loại phần mềm ngân sách cá nhân mà nhiều cá nhân sử dụng. Bước tiếp theo trong sự tinh tế sẽ là một chương trình cấp thấp xử lý kế toán doanh nghiệp cơ bản nhưng không có nhiều năng lực để kiểm toán hoặc kiểm tra bảo mật. Sau đó đến các hệ thống pricier có thể thực hiện nhiều chức năng hơn. Ở cấp cao, các chương trình "hoạch định nguồn lực doanh nghiệp" với khả năng tuyệt vời có thể được điều chỉnh theo nhu cầu chính xác của người dùng. Ngoài ra còn có các chương trình "dọc" chuyên biệt cho các ngành cụ thể, như ngân hàng hoặc xây dựng.
Nâng cấp
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển đến mức bạn cần hệ thống thông tin tài chính tốt hơn, tốt nhất là quyết định những gì bạn cần trước khi bạn đi mua sắm. Hãy tự hỏi những vấn đề với hệ thống hiện tại là gì - thiếu thông tin về hàng tồn kho, kiểm toán yếu hoặc mức độ phức tạp của việc sử dụng - và những gì bạn muốn làm trên hệ thống mới hiện không thể thực hiện được. Điều chỉnh một hệ thống cho công ty của bạn sẽ tốn tiền, vì vậy hãy đảm bảo có được các tính năng bạn muốn.
Báo cáo
Giống như hệ thống thông tin tài chính của bạn, hệ thống báo cáo tài chính của bạn sẽ đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Emcee Consulting tuyên bố rằng ở cấp độ cơ bản nhất, có một bảng tính độc lập. Nếu điều đó không phù hợp với công ty của bạn - thật dễ dàng để thay đổi số theo cách thủ công, điều này có thể khiến việc kiểm toán trở nên khó khăn hơn - nhiều hệ thống tài chính cung cấp phần mềm độc quyền để tạo báo cáo, một số trong đó tương thích với bảng tính. Ngoài ra, bạn có thể mua một hệ thống tài chính cung cấp thông tin theo nhiều định dạng và sắp xếp, mặc dù tính linh hoạt sẽ làm tăng chi phí của bạn.
Cân nhắc
Nếu doanh nghiệp của bạn tuân theo bất kỳ luật báo cáo tài chính nào, chẳng hạn như các quy tắc Sarbanes-Oxley của liên bang, bạn cần đảm bảo hệ thống thông tin tài chính của bạn sẽ giúp bạn đáp ứng các quy tắc. Nếu bạn dự đoán sẽ phát triển doanh nghiệp của mình hơn nữa, bạn cũng nên có một hệ thống có thể phát triển và thích nghi khi nhu cầu của bạn thay đổi. Phần mềm bạn mua phải đáng tin cậy, không bị trục trặc và dễ sử dụng. Yêu cầu thứ hai sẽ rất quan trọng nếu bạn nâng cấp từ một hệ thống đơn giản lên một hệ thống phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn và quản lý nhiều thông tin hơn.
