Nếu bạn tiêu thụ thông tin trong cuộc sống hàng ngày, chẳng hạn như đọc blog trực tuyến, một hệ thống thông tin có liên quan đến việc xử lý và cung cấp thông tin đó. Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần được kết nối với nhau để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu thô được cung cấp cho người dùng dưới dạng thông tin. Ví dụ: 0 và 1 trong mã nhị phân là dữ liệu thô được chuyển đổi thành văn bản và hình ảnh. Hệ thống thông tin là một thuật ngữ chung bao gồm nhiều hệ thống thông tin khác nhau. Hệ thống thông tin quản lý là một loại hệ thống thông tin được sử dụng trong kinh doanh và thương mại để cải thiện năng suất của người lao động và quản lý.
Các thành phần của hệ thống thông tin
Bạn có thể hình dung một hệ thống thông tin đơn giản chỉ bao gồm phần cứng, dữ liệu và phần mềm vật lý cho phép nó hoạt động. Tuy nhiên, một hệ thống thông tin cũng yêu cầu tương tác với người dùng và một bộ quy tắc để đảm bảo có thể truy cập an toàn và kịp thời. Sáu thành phần của hệ thống thông tin điển hình và định nghĩa của chúng là:
- Dữ liệu: đầu vào thô cần thiết để tạo thông tin.
- Phần cứng: máy tính, thiết bị lưu trữ và thiết bị ngoại vi khác.
- Phần mềm: các quy tắc, thuật toán và hướng dẫn cho phần cứng biết cách xử lý, lưu trữ và hiển thị dữ liệu.
- Truyền thông: các thiết bị viễn thông truyền dữ liệu dưới dạng văn bản, hình ảnh và âm thanh. Truyền thông bao gồm chế độ truyền thông tin, chẳng hạn như Internet.
- Con người: người sản xuất và người tiêu dùng thông tin. Nhà sản xuất thông tin là các nhà phân tích hệ thống, lập trình viên máy tính, người vận hành máy tính và nhân viên bảo trì.
- Quy trình: các quy tắc và quy trình cần thiết để tối ưu hóa bảo mật của hệ thống thông tin, bao gồm ưu tiên tính kịp thời của thông tin được tạo.
hệ thống quản lý thông tin
Một hệ thống thông tin quản lý, hay MIS, là một trong bất kỳ loại hệ thống thông tin máy tính nào được sử dụng trong các tổ chức kinh doanh. Các thành phần của một MIS về cơ bản giống như tất cả các hệ thống thông tin khác. Một MIS hiệu quả tạo ra thông tin thông báo cho người dùng về tình hình hiện tại của một doanh nghiệp và lý do có thể xảy ra cho nó.
Khu chức năng
Các dịch vụ đa dạng của MIS giải quyết nhu cầu thông tin cụ thể của các bộ phận hoặc khu vực chức năng, được tìm thấy trong hầu hết các tổ chức kinh doanh:
- Bán hàng
- Tiếp thị
- Tài chính
- Kế toán
- Hoạt động
- Nguồn nhân lực
- Dịch vụ Công nghệ thông tin
Mỗi bộ phận có nhu cầu thông tin đặc biệt. Ví dụ, bộ phận bán hàng cần báo cáo bán hàng; phòng kế toán cần báo cáo tài chính cập nhật; bộ phận tiếp thị cần một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hoặc CRM, để quản lý tất cả các điểm tiếp xúc nơi khách hàng tiềm năng và khách hàng tương tác với doanh nghiệp.
Khi nhu cầu thông tin của các bộ phận kinh doanh thay đổi, nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin của doanh nghiệp - trong nhà hoặc thuê ngoài - nên đáp ứng với thông tin mới hoặc được định dạng lại, đáp ứng nhu cầu mới.
Cần phải biết
Người tiêu dùng dịch vụ MIS không giống nhau, ngay cả trong cùng một khu vực chức năng. Người vận hành máy trên sàn sản xuất cần thông tin kiểm soát quy trình hoàn toàn khác với nhu cầu thông tin kiểm soát quy trình của người quản lý sản xuất. Do đó, một MIS thường tạo ra thông tin trên cơ sở cần biết để giải quyết các nhu cầu cụ thể của các loại người tiêu dùng kinh doanh cụ thể. Các chuyên gia MIS thường đặt người dùng MIS vào ba loại dựa trên loại thông tin họ cần:
- Người dùng hoạt động: báo cáo phục vụ nhu cầu của những người ở tuyến đầu bị buộc tội điều hành các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp
- Người dùng quản lý: báo cáo cho người quản lý cấp trung
- Người dùng chiến lược: báo cáo cho giám đốc điều hành cấp cao nhất
MIS dành cho doanh nghiệp nhỏ
Các dịch vụ MIS sáng tạo và phương thức cung cấp các dịch vụ đó ngày càng có sẵn cho các nhà khai thác doanh nghiệp nhỏ. Trước đây là sân chơi độc quyền của các tập đoàn ngân sách lớn, điện toán đám mây là một trong những đổi mới đưa điện toán MIS doanh nghiệp lớn vào tay các nhà khai thác doanh nghiệp nhỏ. Giờ đây, các nhà khai thác doanh nghiệp nhỏ có thể thuê ngoài hầu như tất cả các nhu cầu MIS của họ - từ dịch vụ kế toán, dịch vụ nghiên cứu tiếp thị, dịch vụ dữ liệu lớn đến dịch vụ CRM - đến nhà cung cấp giải pháp dựa trên đám mây.
