Một phát minh đóng vai trò lớn trong hoạt động kinh doanh là trình xử lý văn bản. Ban đầu được ra mắt vào những năm 1800 dưới dạng máy đánh chữ, phần mềm xử lý văn bản dựa trên máy tính ngày nay thực hiện công việc của tủ hồ sơ, máy đánh chữ và bút mực kết hợp. Cùng với vô số khả năng, sự dễ sử dụng và khả năng chi trả khiến nó trở thành một khoản đầu tư kinh doanh hợp lý.
Làm cho nó dễ dàng hơn để tạo mẫu
Trong cài đặt văn phòng, các tài liệu được sử dụng phổ biến nhất thường được cá nhân hóa để phù hợp với các tình huống riêng lẻ. Điều này thường được thực hiện bằng cách tạo các mẫu bằng phần mềm xử lý văn bản như MS Word hoặc Pages.
Mẫu là một tài liệu được tạo như một điểm khởi đầu cho các tài liệu trong tương lai. Cùng với tính linh hoạt của việc thêm và xóa dữ liệu, các mẫu cung cấp cho người dùng khả năng chỉnh sửa và in một số bản sao của các thư kinh doanh quan trọng, tất cả đều có thông tin chính khác nhau.
Làm cho nó dễ dàng hơn để lưu và bảo mật tài liệu
Tính năng "lưu" hoặc "lưu dưới dạng" được cung cấp bởi các tài liệu xử lý văn bản cho phép người dùng đặt cho các tài liệu tên dễ nhớ trong cùng một vị trí tệp hoặc ở các vị trí tệp khác nhau. Khi tài liệu được lưu vào máy tính được bảo mật, thông tin khách hàng sẽ được bảo vệ và dễ dàng truy xuất bất cứ lúc nào.
Tính năng bảo vệ mật khẩu có sẵn trong các tài liệu mở ngăn chặn các thay đổi trái phép đối với các tài liệu quan trọng. Điều này có thể hữu ích nếu nhiều người dựa vào thông tin trong các tài liệu này để thực hiện công việc của họ (ví dụ: người xử lý yêu cầu bảo hiểm y tế trả tiền theo yêu cầu theo hợp đồng được thực hiện với bác sĩ).
Tiết kiệm thời gian và môi trường
Khi các tính năng phần mềm xử lý văn bản được sử dụng cùng với các kỹ năng tổ chức tốt, điều này giúp tiết kiệm thời gian của người dùng. Thay vì dành thời gian sắp xếp và tìm kiếm giấy tờ bị sai hoặc thất lạc, sử dụng tính năng tìm kiếm của máy tính giúp việc tìm kiếm tệp trở nên đơn giản.
Hơn nữa, xử lý văn bản có lợi cho môi trường bằng cách giảm số lượng giấy tờ cần thiết để thực hiện các công việc hàng ngày (ví dụ: lưu trữ, gửi thư, gửi chương trình họp). Bằng cách gửi tài liệu qua email bảo mật, chi phí bưu chính và chất thải giấy được giảm đáng kể.
