Kế toán là quá trình phân tích và ghi lại các giao dịch. Phân tích giao dịch và mục nhật ký là hai giai đoạn đầu tiên của chu kỳ kế toán. Đăng bài là việc chuyển các mục nhật ký vào một sổ cái chung, thường chứa một hình thức riêng cho mỗi tài khoản. Tạp chí ghi lại các giao dịch theo thứ tự thời gian, trong khi sổ cái tóm tắt các giao dịch theo tài khoản. Đăng bài bao gồm một vài bước đơn giản, theo "Kế toán đại học" của John Ellis Price và những người khác.
Tên tài khoản
Bước đầu tiên là nhập tên và số tài khoản trên mẫu sổ cái. Hai báo cáo tài chính chính của công ty, báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán, có các tài khoản khác nhau. Tài khoản báo cáo thu nhập bao gồm doanh thu (còn gọi là doanh thu), giá vốn hàng bán, chi phí tiếp thị và quảng cáo, chi phí khấu hao, lãi và thuế. Tài khoản bảng cân đối kế toán bao gồm tiền mặt, tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, trái phiếu phải trả, khấu hao lũy kế, thu nhập giữ lại và cổ phiếu phổ thông. Khấu hao là phân bổ dần dần chi phí của một tài sản cố định trong vòng đời hữu ích của nó.
Chi tiết nhập cảnh
Bước thứ hai là đăng ngày, mô tả và số tham chiếu của từng mục nhật ký cho từng tài khoản trong một kỳ kế toán. Số tham chiếu có thể ở dạng "J #", trong đó "J" đề cập đến tạp chí của công ty và "#" đề cập đến số trang tạp chí. Ví dụ, J1 có nghĩa là mục nhập từ trang 1 của tạp chí. Mô tả giống như trong tạp chí: ví dụ: "Biên nhận tiền mặt, hóa đơn số 11-1097."
Thẻ debits và credits
Việc ghi lại các khoản ghi nợ hoặc tín dụng là bước tiếp theo trong quy trình đăng bài. Mỗi giao dịch phải có ít nhất một khoản ghi nợ và một tín dụng. Các khoản nợ làm tăng tài khoản bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như tiền mặt và hàng tồn kho, và tăng tài khoản chi phí báo cáo thu nhập, chẳng hạn như chi phí tiếp thị và tiền lương. Các khoản nợ làm giảm tài khoản trách nhiệm của bảng cân đối kế toán, như ghi chú phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu của cổ đông, chẳng hạn như thu nhập giữ lại. Nợ cũng làm giảm tài khoản bán hàng trên báo cáo thu nhập. Tín dụng tăng tài khoản trách nhiệm bảng cân đối, tài khoản vốn cổ đông và tài khoản bán hàng. Tín dụng giảm tài khoản tài sản bảng cân đối và tài khoản chi phí.
Cân đối
Bước thứ tư là tính toán số dư nợ và tín dụng đang chạy cho từng tài khoản. Ví dụ: nếu tài khoản tiền mặt có khoản ghi nợ 10.000 đô la, mục nhập tín dụng là 5.000 đô la và mục ghi nợ là 25.000 đô la vào ba ngày riêng biệt, tổng số nợ là 10.000 đô la cộng với 25.000 đô la hoặc 35.000 đô la và tổng số tín dụng là 5.000 đô la. Do đó, số dư nợ vào ngày cuối cùng là 35.000 đô la trừ 5.000 đô la hoặc 30.000 đô la.
Sửa lỗi
Bước cuối cùng trong quy trình đăng bài là kiểm tra các lỗi toán học và truyền dữ liệu. Gói phần mềm kế toán có thể giảm các lỗi này thông qua tự động hóa, nhưng xác minh các con số là một bước thận trọng để ngăn ngừa lỗi truyền sang báo cáo tài chính.
