Kế toán là việc ghi lại, phân tích và báo cáo các sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với một công ty. Tài khoản chứa hồ sơ thay đổi về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu của cổ đông, doanh thu và chi phí. Trình tự thông thường của các bước trong quy trình ghi bao gồm phân tích, chuẩn bị các mục nhật ký và đăng các mục này lên sổ cái. Các quy trình kế toán tiếp theo bao gồm chuẩn bị số dư dùng thử và lập báo cáo tài chính.
Khái niệm cơ bản: Nợ và Tín dụng
Nợ và tín dụng là các công cụ kế toán cơ bản để thay đổi tài khoản. Các khoản nợ làm tăng tài khoản tài sản và chi phí, và chúng làm giảm các tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu và doanh thu. Tín dụng làm tăng các tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu và doanh thu, và chúng làm giảm tài khoản tài sản và chi phí. Các khoản nợ và tín dụng lần lượt nằm ở bên trái và bên phải của tài khoản T, đây là hình thức cơ bản nhất để thể hiện một tài khoản.
Phân tích
Bước đầu tiên trong quy trình ghi là phân tích giao dịch, xác định các mục kế toán và ghi lại chúng trong các tài khoản thích hợp. Phân tích bao gồm kiểm tra giấy hoặc hồ sơ điện tử của giao dịch, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai bán hàng hoặc chuyển khoản điện tử. Các giao dịch phổ biến bao gồm bán sản phẩm, giao dịch vụ, mua vật tư, trả lương, mua quảng cáo và ghi lại các khoản thanh toán lãi. Trong kế toán dồn tích, các công ty phải ghi lại các giao dịch trong cùng thời gian xảy ra, cho dù có hay không đổi tiền mặt. Giao dịch doanh thu và chi phí ảnh hưởng đến các tài khoản báo cáo thu nhập tương ứng, cũng như các tài khoản bảng cân đối kế toán. Một số giao dịch có thể chỉ ảnh hưởng đến các tài khoản bảng cân đối kế toán.
Mục tạp chí
Các mục nhật ký là bước thứ hai trong quy trình ghi âm. Một tạp chí là một bản ghi thời gian của các giao dịch. Một mục bao gồm ngày giao dịch, số tiền ghi nợ và tín dụng cho các tài khoản phù hợp và một bản ghi nhớ ngắn gọn giải thích về giao dịch. Ví dụ: các mục nhật ký cho giao dịch bán hàng bằng tiền mặt là ghi có (tăng) doanh số và ghi nợ (tăng) tiền mặt. Các mục nhật ký tiết lộ tất cả các hiệu ứng của một giao dịch ở một nơi. Chúng cũng hữu ích trong việc phát hiện và sửa lỗi vì số tiền ghi nợ và tín dụng phải cân bằng vào cuối một khoảng thời gian.
Đăng lên Sổ Cái
Bước thứ ba và cuối cùng trong quy trình ghi là đăng các mục nhật ký lên sổ cái, trong đó có các bản ghi tóm tắt của tất cả các tài khoản. Mỗi bản ghi có các trường cho ngày giao dịch, nhận xét, ghi nợ, tín dụng và số dư chưa thanh toán. Trong ví dụ về giao dịch bán hàng trước đó, quy trình đăng bài bao gồm nhập số tiền tín dụng cho tài khoản bán hàng, số tiền ghi nợ cho tài khoản tiền mặt và cập nhật số dư tương ứng. Sổ cái có thể ở dạng chất kết dính, thẻ chỉ mục hoặc ứng dụng phần mềm.
