Tại Hoa Kỳ, hệ thống kế toán dựa trên phương pháp ghi nhật ký truyền thống cho mọi sự kiện giao dịch xảy ra, sau đó chuyển các mục nhật ký vào tài khoản thích hợp trong sổ kinh doanh để cân bằng ghi nợ và tín dụng và theo dõi tất cả các mục. Tuy nhiên, công nghệ đã chuyển quá trình này phần lớn sang phần mềm máy tính. Kế toán và phân tích sử dụng phần mềm này để theo dõi tất cả các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Các chương trình này thường bao gồm các hệ thống con cho phép tùy chỉnh lớn hơn.
Hệ thống con
Một hệ thống con trong các chương trình kế toán chỉ đơn giản là một hệ thống nhỏ hơn tồn tại trong cấu trúc chính của chương trình. Nếu không có các hệ thống con này, phần mềm kế toán sẽ khó điều hướng và người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm danh mục hoặc hoạt động cụ thể mà họ muốn. Các hệ thống con chia chương trình phần mềm thành các phần tiếp theo cho các nhu cầu kế toán cụ thể, chẳng hạn như chi phí và bảng lương.
Các loại hệ thống con
Không có giới hạn đối với bao nhiêu phần mềm kế toán hệ thống con có thể có. Thông thường, phần mềm phức tạp bao gồm các tùy chọn cho hàng tồn kho, sản xuất và quản lý nguồn nhân lực có thể có nhiều hệ thống con. Tuy nhiên, một số loại là phổ biến, bao gồm các tài khoản phải trả và phải thu, là hai loại mà nhiều doanh nghiệp có. Một hệ thống thanh toán, hệ thống chi phí dự án và hệ thống chi phí cũng là những lựa chọn phổ biến.
Liên kết với chiến lược kinh doanh
Chiến lược kinh doanh cũng có thể có các hệ thống con và các doanh nghiệp thường cố gắng liên kết các danh mục chiến lược của họ với các hệ thống con của phần mềm kế toán. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp tạo ra một dự án mới, nó cũng có thể muốn một hệ thống con thể loại dự án mới trong chương trình của nó để giải thích cho nó. Tương tự như vậy, nếu một doanh nghiệp thiết lập kiểm soát hàng tồn kho mới cho hàng hóa của mình, quy trình sẽ được liên kết chặt chẽ với một bản cải tiến của hệ thống con hàng tồn kho.
Các hệ thống con tùy chọn
Nhiều hệ thống con trong phần mềm kế toán là tùy chọn - nghĩa là chúng không bắt buộc đối với doanh nghiệp và không phải lúc nào cũng được sử dụng. Chúng có xu hướng là các công cụ bổ sung trong chính chương trình mà các công ty có thể chọn sử dụng để tùy chỉnh thêm. Ví dụ, quá trình tạo các hệ thống con mới trong chương trình thường là một hệ thống con riêng biệt.
