Nếu không có hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tổ chức, kiểm soát và lập danh mục dữ liệu, một hệ thống thông tin sẽ là một tập hợp dữ liệu có tổ chức. Vai trò cuối cùng của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là triển khai các điều khiển và cung cấp bảo trì cho các tệp dữ liệu bằng cách sử dụng bảo mật dữ liệu để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Tạo danh mục các cấu trúc tệp
Quá trình lập danh mục các tệp trong một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) là vô cùng quan trọng. Có nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm từ mã máy tính thực tế và các chương trình truy vấn (trích xuất thông tin) đến tiện ích hệ thống và ghi lại các chương trình bảo trì. Tất cả các chương trình này có cấu trúc tệp duy nhất, được xác định bởi sơ đồ hệ thống hoặc "lược đồ". Nếu không có quá trình cấu trúc tệp, các tệp sẽ khó truy cập và hoạt động. Một cấu trúc tệp trong một (DBMS) cung cấp một cấu trúc có trật tự để truy cập và quản lý tệp.
Xác định các loại cơ sở dữ liệu
Một hệ thống DBMS có thể bao gồm các loại cơ sở dữ liệu khác nhau. Một cơ sở dữ liệu giữ cấu trúc hồ sơ thông tin. Cơ sở dữ liệu trong DBMS có thể là cơ sở dữ liệu được lập chỉ mục, tuần tự hoặc quan hệ. Cơ sở dữ liệu chỉ mục dựa trên khóa chính và có thể được lập chỉ mục trên bất kỳ trường duy nhất nào trong cấu trúc cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu tuần tự được truy cập bằng cách bắt đầu từ bản ghi đầu tiên trong cơ sở dữ liệu và cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm các bản ghi, có thể được nối với các bản ghi hiện có khác trong cơ sở dữ liệu khác dựa trên các định danh duy nhất. DBMS cho phép phân vùng, lập danh mục và truy cập cho các loại cơ sở dữ liệu này.
Bảo mật dữ liệu
Bảo mật dữ liệu là một tính năng quan trọng đối với bất kỳ hệ thống thông tin nào. DBMS cung cấp các bảng bảo mật, là các bản ghi được chỉ định cho thông tin người dùng, nhận dạng và mật khẩu. Hệ thống bảo mật được xây dựng từ các bảng cơ sở dữ liệu quan hệ và mỗi điều kiện (mã truy cập người dùng) phải được đáp ứng trong mỗi bảng để người dùng truy cập hệ thống. Các hệ thống DBMS có thể có các ứng dụng bảo mật tích hợp, gán các quyền và đặc quyền của người dùng bằng cách sử dụng bảng các quyền trong các ứng dụng tiện ích hệ thống.
Bảng và hồ sơ
Trong một DBMS, tất cả các cơ sở dữ liệu đã được chỉ định hồ sơ. Hồ sơ được phân loại là mục hoặc hồ sơ chi tiết. Các bản ghi mục là các bản ghi thông tin chung và các bản ghi chi tiết tập trung vào một mã định danh trường trong bản ghi mục và cung cấp thêm thông tin chi tiết về các chi tiết trên trường và tạo bản ghi của nó từ bản ghi mục. Bảng là các cấu trúc trên đó tồn tại các mục và hồ sơ chi tiết. Một ví dụ về một bản ghi chi tiết và vật phẩm là một mô tả về đồ nội thất trên cơ sở dữ liệu bao gồm các trường dữ liệu chung để vận chuyển, thanh toán, v.v., và một bản ghi chi tiết tương ứng, làm vỡ thêm đồ nội thất thành nhiều màu sắc khác nhau.
Tính toàn vẹn của tập dữ liệu
Nếu một hệ thống thông tin là một hệ thống xử lý dựa trên giao dịch, các bộ dữ liệu được tạo để thay đổi danh mục dữ liệu do người dùng khởi tạo cho hệ thống với tất cả các thay đổi báo cáo trên báo cáo ngoại lệ giao dịch. Dữ liệu được thu thập, phân phối và xử lý bằng phương pháp lô hoặc thời gian thực. Nếu đó là một thói quen hàng loạt, hầu hết các tổ chức sẽ cập nhật hệ thống của họ mỗi ngày một lần, với hệ thống thời gian thực, các bản cập nhật có thể được thêm ngay lập tức.
