Tại một số thời điểm trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể sẽ phải viết một báo cáo kinh doanh. Một báo cáo kinh doanh thường đề cập đến một dự án hoặc thành phần cụ thể của công ty, trình bày những phát hiện của bạn và đưa ra khuyến nghị cho người đọc dự định.
Lập kế hoạch và viết một báo cáo kinh doanh phù hợp đạt được đối tượng dự định của nó và thúc đẩy độc giả của mình lập kế hoạch, nghiên cứu và cam kết cho sự thành công của báo cáo. Mặc dù phong cách viết báo cáo kinh doanh cụ thể mà bạn sử dụng phải phản ánh phong cách viết cá nhân và tính cách của bạn, cũng như tính cách của công ty, có một số mẹo viết báo cáo hữu ích mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.
Làm rõ Mục đích của Báo cáo
Vài lời khuyên viết báo cáo cũng quan trọng như xác định và làm rõ mục đích của báo cáo. Làm điều này càng sớm trong báo cáo càng tốt để bạn không lãng phí thời gian và năng lượng với những vấn đề không cần thiết. Thu thập tất cả các thông tin cần thiết để làm một báo cáo đáng tin cậy. Đôi khi điều này có thể có nghĩa là nói chuyện với những người liên quan, hoặc nó có thể liên quan như tiến hành một dự án nghiên cứu.
Thí dụ:
Báo cáo này đề cập đến các kỹ thuật tiếp thị mà chúng tôi đã sử dụng trong năm năm qua để có được các khách hàng mới. Dựa trên phân tích về các kỹ thuật, tiền chi tiêu và số lượng khách hàng mới mà chúng tôi có được từ mỗi người, tôi đã đề xuất ba loại tiếp thị cụ thể trong tương lai.
Tổ chức tất cả các thông tin liên quan
Hãy chắc chắn giới hạn thông tin của bạn vào mục đích của báo cáo kinh doanh. Đừng để phạm vi báo cáo mở rộng vì điều đó có thể làm hỏng định dạng báo cáo kinh doanh của bạn. Nếu mục đích của báo cáo là đề xuất ba chủ đề cụ thể về kỹ thuật tiếp thị, hãy tập trung vào ba kỹ thuật và thông tin liên quan đó.
Thí dụ:
Như bạn sẽ thấy dựa trên nghiên cứu của tôi, đây là ba kỹ thuật tiếp thị hàng đầu tôi khuyên dùng. Họ là những người có hiệu quả nhất về chi phí để mang lại số lượng khách hàng mới lớn nhất.
Biết đối tượng định dạng báo cáo doanh nghiệp
Bạn cần hiểu bạn đang viết cho ai và làm gì và xác định cách tốt nhất để giải quyết đối tượng này. Xác định giọng điệu, thái độ và sự nhấn mạnh hướng đến độc giả của bạn. Mặc dù bạn phải luôn chuyên nghiệp trong phong cách viết báo cáo kinh doanh, mức độ chi tiết bạn đưa vào có thể khác nhau tùy thuộc vào người đang đọc báo cáo.
Nếu bạn đang viết thư cho các giám đốc điều hành cấp cao của công ty, bạn có thể muốn đưa vào những con số và nghiên cứu dứt khoát hơn và chi tiết hơn trong các mô tả của bạn. Nếu bạn đang viết thư cho nhóm tiếp thị hiểu về biệt ngữ tiếp thị, bạn có thể sử dụng định dạng báo cáo kinh doanh có giọng điệu thoải mái hơn và nói về các kỹ thuật mà bạn đã sử dụng trước đây.
Thúc đẩy khán giả của bạn
Soạn báo cáo kinh doanh bằng những từ ngữ mạnh mẽ sẽ thúc đẩy khán giả của bạn. Tạo các câu hiệu quả, được sắp xếp hợp lý, nhưng vẫn đúng với phong cách viết báo cáo kinh doanh cá nhân của bạn. Một số khán giả của bạn chỉ có thể quét báo cáo, vì vậy hãy chọn định dạng báo cáo kinh doanh với các gạch đầu dòng, nhiều khoảng trắng, tiêu đề tốt và phụ đề và đoạn văn ngắn.
Thí dụ:
Kỹ thuật tiếp thị ba kẻ giết người
Chúng tôi có thể kiếm thêm 35% khách hàng và tiết kiệm tiền bằng ba kỹ thuật tiếp thị giết người sau đây:
- Bản tin email hàng tháng cung cấp nội dung hữu ích.
- Khuyến mãi tại cửa hàng hàng quý.
- Quảng cáo trên báo địa phương.
Đọc trước khi bạn gửi
Một trong những mẹo viết báo cáo quan trọng nhất là chứng minh, chỉnh sửa và sửa đổi trước khi bạn phân phối báo cáo. Có một đôi mắt thứ hai đọc qua báo cáo là một cách tuyệt vời để đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng. Dành cho mình nhiều thời gian để chỉnh sửa và sửa đổi báo cáo trước ngày đáo hạn. Đừng vội vàng bước này. Khi bạn phân phối báo cáo, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và tệp đính kèm được bao gồm và mọi người đều nhận được chúng.
