Nếu bạn có kế hoạch bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ cần suy nghĩ một chút để thành lập văn phòng để lập kế hoạch và quản lý doanh nghiệp đó. Từ máy tính đến máy photocopy, các văn phòng hiện đại đòi hỏi một số loại thiết bị, đồ nội thất và vật tư khác nhau để hoạt động hiệu quả. Thiết bị văn phòng rơi vào một vài loại, dựa trên chức năng của nó trong văn phòng.
Thiết bị văn phòng là gì?
Thuật ngữ thiết bị văn phòng của Cameron, bao gồm bất kỳ tài sản dài hạn nào được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hành chính hoặc văn phòng. Vì vậy, phạm trù rất rộng. Trên thực tế, mục đích kế toán và thuế thường dễ dàng hơn để xem xét những gì được loại trừ khỏi thiết bị văn phòng. Đáng chú ý, đồ dùng văn phòng và đồ nội thất văn phòng thường được phân loại và theo dõi riêng biệt với thiết bị văn phòng. Vật tư văn phòng bao gồm các vật liệu mà bạn thường mong đợi để tiêu thụ và thay thế thường xuyên hơn. Ví dụ sẽ bao gồm các mục như tiêu đề thư và văn phòng phẩm khác, danh thiếp và những thứ tương tự. Bàn làm việc, ghế bàn, ghế khách hoặc ghế khách, bàn và các đồ nội thất khác được bao gồm trong danh mục nội thất văn phòng.
Thiết bị máy tính
Các văn phòng hiện đại đầu tư đáng kể vào thiết bị máy tính bởi vì kết nối cả bên trong và với thế giới thường là một nhu cầu quan trọng. Hầu hết các văn phòng sẽ cần nhiều máy tính để bàn và máy tính xách tay, cũng như máy in để tạo ra các bản sao cứng của thư, thỏa thuận và các tài liệu khác. Văn phòng cũng có thể cần phải biến các bản sao cứng của tài liệu thành các tệp kỹ thuật số. Máy quét và cáp để kết nối thiết bị với máy tính được yêu cầu cho các tác vụ đó. Máy ảnh kỹ thuật số, máy chiếu để thuyết trình và máy in hình ảnh cũng có thể được yêu cầu.
Trang thiết bị liên lạc
Văn phòng kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp với các bộ phận hoặc địa điểm khác trong cùng một doanh nghiệp, cũng như các doanh nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp khác. Điện thoại cũng giúp kết nối nhân viên văn phòng với nhau trong nội bộ, giúp tăng năng suất bằng cách cắt giảm thời gian đi bộ để chuyển tiếp tin nhắn nhanh chóng. Truyền thông liên lạc cũng giúp thúc đẩy một hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho khách truy cập văn phòng.
Mặc dù máy fax được sử dụng ít hơn trong các văn phòng kinh doanh so với trước đây, một số doanh nghiệp vẫn yêu cầu sử dụng để truyền các tài liệu bản sao cứng không thể quét được. Điều này thường được tìm thấy trong các văn phòng xử lý các hồ sơ giấy an toàn, nhạy cảm hoặc bí mật, chẳng hạn như các công ty luật và văn phòng y tế.
Nếu một văn phòng đòi hỏi một lượng lớn tài liệu chuẩn bị, đặc biệt là thư tín, có thể nên thận trọng đầu tư vào thiết bị chính tả để giúp các trợ lý hành chính dễ dàng xử lý và tạo các bản sao cứng của thư và các tài liệu chính tả khác. Các thiết bị liên lạc khác mà văn phòng doanh nghiệp có thể cần bao gồm điện thoại không dây, máy trả lời, tai nghe Bluetooth, thiết bị di động hoặc điện thoại thông minh, máy ghi âm, thiết bị ghi và hiển thị video và TV hoặc màn hình hiển thị.
Thiết bị văn phòng tổng hợp
Các thiết bị khác cũng có thể được yêu cầu bởi các văn phòng. Tủ hồ sơ rất quan trọng để duy trì các bản sao của tài liệu phải được giữ trong khuôn viên, để giữ an toàn hoặc tham khảo dễ dàng. Vì lý do tương tự, một két sắt chống cháy có thể bảo đảm các vật có giá trị và các tài liệu gốc nhạy cảm.
Một số thiết bị rất phổ biến đến mức hầu như tất cả các văn phòng sẽ cần chúng và sử dụng chúng thường xuyên. Ví dụ, máy photocopy giúp văn phòng tạo các bản sao cần thiết của tài liệu mà doanh nghiệp phải tạo cho đối tác và khách hàng, chẳng hạn như thư từ và thỏa thuận hoặc hợp đồng. Máy hủy giấy cũng là cần thiết để xử lý đúng cách các thông tin nhạy cảm, độc quyền hoặc bảo mật một cách an toàn.
Các văn phòng cũng có thể cần các thiết bị chung khác như máy đo bưu chính để xử lý thư đi, một nhà sản xuất nhãn cho nhu cầu lưu trữ và bảng trắng cho các phiên hoạch định và chiến lược.
