Kiểm soát chất lượng là rất quan trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp. Kiểm soát chất lượng là quan trọng đối với một chứng chỉ kinh doanh và để giữ cho khách hàng hài lòng. Thiết kế một biểu mẫu hoặc bảng kiểm soát chất lượng chi tiết sẽ đảm bảo tất cả nhân viên biết những gì bạn mong đợi và thanh tra viên sẽ biết chính xác những gì cần kiểm tra. Sử dụng bảng kiểm soát chất lượng để kiểm tra sản phẩm cũng như tương tác dịch vụ khách hàng.
Kiểm tra mọi thành phần hoặc khía cạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và đánh giá. Một số công ty lớn chọn một ủy ban hoặc nhóm để tạo ra đánh giá ban đầu về các sản phẩm hoặc dịch vụ. Đánh giá cho các sản phẩm bao gồm các bộ phận được sử dụng, quy trình lắp ráp và thông số kỹ thuật sản phẩm cuối cùng. Đánh giá cho các dịch vụ bao gồm danh sách các dịch vụ được thực hiện, các bước thực hiện để thực hiện dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Tạo một danh sách kiểm tra ban đầu của các mục hoặc quy trình bạn sẽ cần kiểm tra. Ví dụ: nếu công ty tạo ra áo phông bỏ túi, danh sách sẽ bao gồm các đường thẳng, màu sắc, vị trí bỏ túi, đính kèm túi và nhãn. Điều này cho thấy tất cả các khu vực một thanh tra sẽ kiểm tra trước khi phê duyệt áo. Nếu một công ty đang lập danh sách kiểm tra để được hỗ trợ khách hàng, danh sách đó có thể bao gồm chào khách hàng, cung cấp tên khách hàng và số id, xác định vấn đề, giải quyết vấn đề kịp thời và hỏi xem khách hàng có cần gì nữa không. Một nhân viên kiểm soát chất lượng sẽ xem xét các cuộc gọi với một danh sách kiểm tra để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ trong danh sách được thực hiện.
Gọi một cuộc họp của tất cả các giám sát viên mà việc kiểm tra sẽ ảnh hưởng. Tại cuộc họp, xem lại danh sách ban đầu và yêu cầu nhập vào danh sách. Khuyến khích một cuộc đối thoại với các giám sát viên bao gồm các khu vực có vấn đề trong quá khứ và các mục bổ sung mà bạn có thể đã bỏ qua. Quyết định loại danh sách bạn cần. Một số bảng kiểm soát chất lượng có một danh sách đơn giản các khu vực và một hộp kiểm. Một số có bảng bao gồm thông số kỹ thuật cho các loại khác nhau của cùng một mặt hàng, chẳng hạn như màu sắc và kích cỡ. Ghi chép chi tiết về các cuộc họp tại cuộc họp.
Thiết kế lại bảng kiểm soát chất lượng với thông tin bổ sung từ cuộc họp. Đối với bảng kiểm soát chất lượng sản phẩm: mặt trên của tờ phải có một dòng cho tên hoặc số sản phẩm và số dòng hoặc nhóm sản xuất đóng gói sản phẩm; giữa trang nên có danh sách kiểm tra; và dưới cùng của trang nên có một vị trí để thanh tra ký. Bảng kiểm soát chất lượng dịch vụ nên có tên của nhân viên dịch vụ và thời gian gọi dịch vụ hoặc truy cập ở trên cùng; ở giữa nên chứa danh sách kiểm tra, và phía dưới phải có chỗ cho chữ ký của thanh tra viên.
