Hầu hết các khách sạn chạy kiểm toán ban đêm, hoặc kiểm tra số dư của sổ cái khách của họ.Các kiểm tra này được hoàn thành để đảm bảo tính chính xác của tài khoản khách, để xác minh các giao dịch tài chính trong ngày và theo dõi tỷ lệ lấp đầy và doanh thu phòng cũng như tìm ra khách nào sẽ kiểm tra vào ngày hôm sau. Kiểm toán ban đêm có thể được thực hiện thủ công hoặc điện tử, và có nhiều bước trong quy trình tổng thể.
Hoàn thành bài xuất sắc
Kiểm toán viên ban đêm có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các giao dịch của khách trong ngày được tính phí chính xác và được đăng vào tài khoản của khách. Các khoản phí này phải được đăng vào ngày chính xác, hoặc sự nhầm lẫn và sự khác biệt có thể phát sinh khi khách đang trả phòng. Một số ví dụ về các loại phí này bao gồm phí dịch vụ phòng, phí dịch vụ điện thoại hoặc Internet, phí giặt khô, phí quầy bar nhỏ hoặc chi phí đỗ xe.
Tình trạng phòng hòa giải và giá
Sau khi xem xét báo cáo công suất phòng ngày và báo cáo tình trạng vệ sinh, được hoàn thành mỗi sáng, kiểm toán viên ban đêm phải đối chiếu bất kỳ sự khác biệt nào giữa hai báo cáo để tìm hiểu tình trạng chiếm dụng phòng khách sạn thực tế. Sau đó, ông so sánh các hồ sơ đăng ký của khách với báo cáo phòng để đảm bảo rằng các mức giá được tính, hoặc trích dẫn, phù hợp. Ví dụ: một số khách có thể được trích dẫn giảm giá phòng công ty khi nhận phòng, nhưng hệ thống đặt phòng được liệt kê là mức giá tiêu chuẩn.
Xác minh không có chương trình
Khi khách có đặt phòng nhưng không bao giờ nhận phòng, họ được coi là không có mặt. Kiểm toán viên ban đêm phải kiểm tra thông tin này trong hệ thống văn phòng phía trước để đảm bảo rằng các đặt phòng trùng lặp được loại bỏ, hóa đơn không hiển thị được tính phí và các phòng được đánh dấu có sẵn. Anh ta cũng phải ghi chú trong hệ thống rằng khách hàng không xuất hiện để không có vấn đề gì khi buổi biểu diễn bị tính phí.
Giá phòng và thuế
Quá trình kiểm toán đêm này thường dễ dàng hơn nhiều với một hệ thống tự động. Kiểm toán viên ban đêm chỉ cần đăng bài, hoặc tạo ra một khoản phí cho giá phòng đêm thực tế và bất kỳ khoản thuế áp dụng nào cho tất cả các phòng bị chiếm dụng. Sau khi xác nhận mức giá và thuế, kiểm toán viên ban đêm tạo ra một báo cáo giá phòng và thuế.
Tạo báo cáo
Kiểm toán viên đêm tạo ra một số báo cáo khác với báo cáo giá phòng và thuế. Chúng bao gồm báo cáo hoạt động hàng ngày, báo cáo bộ phận riêng biệt và báo cáo số dư cao. Báo cáo hoạt động hàng ngày bao gồm một bản tóm tắt của tất cả các hoạt động kinh doanh trong ngày và bao gồm các chi tiết như doanh thu tổng thể, giao dịch tiền mặt tại văn phòng, thống kê hoạt động và các khoản phải thu. Các báo cáo bộ phận riêng biệt bao gồm tất cả các giao dịch từ các bộ phận khách sạn khác, chẳng hạn như một nhà hàng hoặc quán bar tại chỗ, dịch vụ phòng và các khu vực khách sạn khác. Báo cáo số dư cao chỉ đơn giản xác định những khách có thể đạt đến giới hạn tín dụng tài khoản của họ.
Thủ tục cuối cùng
Kiểm toán viên ban đêm so sánh các khoản thanh toán và thanh toán bằng tiền mặt, cân đối các sổ đăng ký và sau đó tạo một chứng từ tiền gửi cho ngân hàng. Sau đó, cô sao lưu hệ thống máy tính của khách sạn để đảm bảo tất cả thông tin được lưu lại. Thủ tục cuối cùng là phân phối tất cả các báo cáo và thông tin cho các bên thích hợp, chẳng hạn như tổng giám đốc, quản lý lễ tân và dịch vụ phòng hoặc quản lý nhà hàng.
