Khi bạn điều hành một doanh nghiệp kiếm thu nhập từ việc thu tiền thuê nhà ở, thương mại hoặc bất kỳ loại tài sản nào khác, các nguyên tắc kế toán tài chính yêu cầu bạn phải hạch toán cho mỗi khoản thanh toán tiền thuê mà doanh nghiệp nhận được hoặc mong đợi nhận được. Một tài khoản quan trọng bạn phải duy trì là một khoản tiền thuê phải thu hoặc tài khoản thuê tích lũy. Cả hai tài khoản đều giống hệt nhau và báo cáo số dư giống nhau; sự khác biệt duy nhất là tên.
Kế toán tài chính dồn tích
Hầu hết các doanh nghiệp chiếm doanh thu và chi phí theo Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung (GAAP) sử dụng cơ sở kế toán dồn tích. Kế toán dồn tích sử dụng hai nguyên tắc cốt lõi cho mọi tài khoản bạn duy trì trên sổ sách của công ty. Hai nguyên tắc này yêu cầu bạn ghi nhận thu nhập trên báo cáo tài chính của mình trong khoảng thời gian bạn kiếm được, nghĩa là bạn thỏa mãn khía cạnh giao dịch của mình và khi thu nhập có thể thực hiện được. Có thể thực hiện được chỉ ra rằng bạn sẽ nhận được một khoản thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai cho thu nhập bạn kiếm được. Để có thể thực hiện được, thanh toán không thể tranh chấp.
Thu nhập cho thuê
Thiết lập tài khoản phải thu là một thành phần không thể thiếu khi sử dụng phương pháp kế toán dồn tích. Khi bạn nhận được thu nhập cho thuê trong suốt cả năm, các nguyên tắc kế toán tài chính yêu cầu bạn báo cáo thu nhập tại thời điểm người thuê phải chịu trách nhiệm pháp lý cho khoản thanh toán tiền thuê, ngay cả khi bạn nhận được khoản thanh toán vào một ngày sau đó. Trong tình huống bất động sản cho thuê, bạn kiếm được thu nhập cho thuê vào mỗi ngày mà hợp đồng thuê đòi hỏi người thuê phải thanh toán. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu người thuê thanh toán tiền thuê vào ngày đầu tiên mỗi tháng, bạn phải tăng tài khoản thuê phải thu hoặc tài khoản thuê tích lũy để phản ánh khoản thanh toán bạn muốn nhận từ người thuê.
Cho thuê các khoản phải thu
Để tăng hoặc giảm số dư tài khoản phải thu cho thuê, bạn luôn cần phải đăng các mục nhật ký lên sổ cái chung của công ty bạn. Vì khoản phải thu là một tài sản cho công ty, một khoản ghi nợ sẽ tăng số dư của nó, trong khi một khoản tín dụng sẽ làm giảm nó. Ví dụ: giả sử một người thuê nhà thực hiện thanh toán tiền thuê hàng tháng là $ 800 vào đầu mỗi tháng. Vào ngày 1 tháng Tư, bạn sẽ đăng một mục ghi nợ vào tài khoản phải thu cho thuê $ 800 và đăng một mục tín dụng tương ứng vào tài khoản doanh thu cho thuê với cùng số tiền. Tuy nhiên, khi bạn nhận được khoản thanh toán cho thuê, bạn sẽ giảm tài khoản phải thu tiền thuê với khoản nhập tín dụng $ 800 và đăng một khoản ghi nợ cho cùng số tiền vào tài khoản tiền mặt của công ty.
Ý nghĩa của báo cáo tài chính
Vào cuối năm tài chính của bạn, bạn sẽ chuẩn bị các loại báo cáo tài chính khác nhau, chẳng hạn như bảng cân đối và báo cáo thu nhập. Báo cáo thu nhập sẽ phản ánh tổng số tất cả các mục nhật ký bạn thực hiện cho tài khoản doanh thu cho thuê để tích lũy tiền thuê. Báo cáo thu nhập này không thay đổi khi tiền tích lũy cho thuê xảy ra, bất kể năm tài chính bạn thực sự nhận được khoản thanh toán. Hơn nữa, bảng cân đối kế toán sẽ báo cáo tổng số dư của tài khoản phải thu cho thuê tồn đọng tính đến cuối năm tài chính dưới dạng tài sản của công ty.
