Với nhiều tiểu mục kế toán, có các quy tắc và quy định cứng và nhanh về mặt tổ chức và những gì được và không được phép. Đây không phải là trường hợp với Hệ thống thông tin kế toán. Đơn giản là có quá nhiều ý kiến liên quan đến AIS là gì và nó không phải là gì. Điều khác biệt giữa AIS với các hệ thống thông tin khác là nghĩa vụ pháp lý và chuyên nghiệp áp đặt cho quản lý và kế toán của công ty.
Dòng thông tin
Một trong những tính năng của AIS là luồng thông tin. Nó được minh họa ở đây bằng cách sử dụng một kim tự tháp có quản lý ở phía trên, quản lý trung gian ngay bên dưới, quản lý hoạt động dưới đó và nhân viên vận hành đại diện cho cơ sở của luồng thông tin. Thông tin liên quan đến hiệu suất của công ty trôi dạt lên tất cả các cấp quản lý thông qua nhân sự. Ban lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trước các cổ đông hoặc chủ sở hữu của công ty về thông tin họ nhận được. Đóng góp vào thông tin này về hiệu suất của công ty là khách hàng và nhà cung cấp, người mà nhân viên hoạt động có liên hệ hàng ngày. Với việc sử dụng thông tin này, quản lý hàng đầu sẽ lọc thông tin về ngân sách của công ty và hướng dẫn cách thay đổi hoặc cải thiện các tương tác hàng ngày với khách hàng và nhà cung cấp. Thông tin từ các nhà cung cấp và khách hàng được gọi là luồng thông tin bên ngoài. Những người từ nhân sự đến quản lý và quản lý đến nhân sự được gọi là luồng thông tin nội bộ.
Xử lý giao dịch
Một tính năng khác của AIS là trong việc xử lý các giao dịch. Một AIS xử lý hai loại giao dịch khác nhau. Giao dịch tài chính, là bất kỳ giao dịch tiền tệ nào có bản chất ảnh hưởng đến tài sản hoặc vốn chủ sở hữu của một tổ chức kinh doanh. Giao dịch phi tài chính là một quyết định, trong khi nó không được đo lường bằng tiền, có thể ảnh hưởng đến sức khỏe kế toán tổng thể của công ty. Ví dụ, nếu công ty quyết định thay đổi nhà cung cấp do giá tăng đáng kể từ nhà cung cấp hiện tại, thì hiệu quả ngay lập tức không phải là tài chính cho đến khi đơn hàng đầu tiên được đặt.
Tất cả các giao dịch được nhập vào Hệ thống thông tin kế toán với mục đích ảnh hưởng đến việc ra quyết định của quản lý cấp cao. Nếu ban lãnh đạo cấp cao nhận thức được sự gia tăng chi phí, thuế hoặc mất khách hàng tiềm năng, các quyết định có thể được đưa ra để chống lại hậu quả tiêu cực của các sự kiện trong tương lai.
Mô hình AIS
Một mô hình điển hình của AIS minh họa các tính năng này và bao gồm ba bước khác nhau trong việc xử lý thông tin. Đầu tiên là thu thập dữ liệu. Đây được coi là quan trọng nhất trong cả ba bước, vì nếu lỗi không bị phát hiện, hệ thống có thể tạo ra đầu ra không đáng tin cậy. Hai yêu cầu chính của quy trình thu thập dữ liệu là dữ liệu được sử dụng vừa phù hợp vừa hiệu quả. Trong giai đoạn thu thập dữ liệu, cần cân nhắc mức độ liên quan của dữ liệu để lọc ra tất cả các sự kiện không liên quan từ hệ thống. Hiệu quả liên quan đến việc thu thập cùng một bộ dữ liệu chỉ một lần. Không làm như vậy dẫn đến dữ liệu dư thừa. Bước thứ hai là trong việc xử lý dữ liệu hoặc cố gắng tổ chức dữ liệu theo cách mà quản lý có thể đưa ra quyết định liên quan đến các quyết định tài chính của công ty. Một ví dụ sẽ là sử dụng dữ liệu bán hàng để dự báo kỳ vọng bán hàng trong tương lai. Dựa trên những kỳ vọng đó, quyết định có thể được đưa ra về yêu cầu nhân sự. Bước thứ ba là thế hệ thông tin thực tế dẫn đến việc ra quyết định. Cho dù quyết định dựa trên các giao dịch tài chính hoặc phi tài chính, quyết định có thể ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và có thể là triển vọng tài chính của công ty.
