Một hệ thống thông tin kế toán lấy tất cả dữ liệu và số liệu từ hồ sơ tài chính của một tổ chức và sắp xếp chúng thành một cấu trúc có trật tự. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ ba chức năng cơ bản: thu thập và xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin cho những người ra quyết định trong tổ chức và để thấy rằng nhân viên kế toán ghi lại thông tin một cách chính xác và bảo vệ dữ liệu.
Thu thập và chế biến
Trong giai đoạn thu thập của một hệ thống thông tin kế toán, kế toán hoặc kế toán thu thập và ghi lại dữ liệu từ bán hàng tiền mặt, các khoản phải thu, mua tiền mặt, các khoản phải trả và bảng lương, trong số các giao dịch khác. Trong các hệ thống máy tính, chương trình phần mềm xử lý tất cả các khoản nợ và tín dụng thành một cơ sở dữ liệu quản lý thông tin hoàn chỉnh.
Báo cáo cho quản lý
Nhân viên kế toán phân phối báo cáo cho những người ra quyết định trong tổ chức, chẳng hạn như quản lý bán hàng và tiếp thị, quản lý sản xuất, quản lý tài chính và tất cả các trưởng bộ phận. Quản lý sử dụng thông tin được tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán để phân tích các hoạt động hiện tại và điều kiện tài chính của tổ chức và lập kế hoạch và đặt mục tiêu cho tương lai. Ví dụ: bảng cân đối kế toán được tạo từ hệ thống có thể hiển thị quản lý, chủ sở hữu, chủ nợ và nhà đầu tư nơi tổ chức đứng vững về tài chính tại một thời điểm cụ thể.
Độ chính xác và bảo mật
Giới hạn số người có quyền truy cập vào hệ thống hoàn thành tốt nhất chức năng thứ ba của hệ thống thông tin kế toán - để đảm bảo rằng doanh nghiệp duy trì dữ liệu chính xác một cách an toàn. Các nhà lãnh đạo của tổ chức phải quyết định đó sẽ là ai. Ví dụ, thư ký, kế toán hoặc kế toán được đào tạo yêu cầu quyền truy cập để xác minh và nhập dữ liệu vào hệ thống và tạo báo cáo. Các cộng sự khác của tổ chức, cả bên trong và bên ngoài, thường không có nhu cầu thao túng dữ liệu.
Các loại hệ thống và bao gồm những gì
Các doanh nghiệp thường tin học hóa một hệ thống thông tin kế toán trong tất cả các tổ chức trừ các tổ chức nhỏ nhất. Người dùng máy tính nhập dữ liệu vào các chương trình phần mềm để hoàn thành các tính toán, phân loại và lưu các mục vào các danh mục phù hợp. Sau đó, hệ thống có thể tạo các loại báo cáo khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của người dùng. Hệ thống thông tin bao gồm tất cả các bước trong chu trình kế toán và giấy tờ sao chép cứng chứng minh các giao dịch, chẳng hạn như đơn đặt hàng công việc, hóa đơn và báo cáo tài chính trở thành một phần của hệ thống. Trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, chẳng hạn như hoạt động mẹ và con, nơi có ít giao dịch xảy ra, doanh nghiệp có thể duy trì hệ thống thông tin kế toán theo cách thủ công. Một lần nữa, kế toán sử dụng toàn bộ chu trình kế toán và xây dựng các báo cáo thủ công từ kết quả.
