Nhân viên trả cho các chi phí kinh doanh được phê duyệt từ quỹ riêng của họ thường có thể mong đợi sự hoàn trả từ chủ lao động của họ. Để tạo điều kiện hoàn trả như vậy và đảm bảo rằng các chi phí được đặt chính xác trong sổ cái của công ty, nhân viên dự kiến sẽ gửi một báo cáo chi tiết về tất cả các chi phí tự trả như vậy.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Máy in
-
(tùy chọn) Mẫu báo cáo chi phí công ty
Nếu công ty của bạn cung cấp một mẫu báo cáo chi phí, hãy truy cập nó và làm theo chỉ dẫn của nó.
Nếu không, hãy tập hợp các biên lai của bạn lại với nhau và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Đồng thời liệt kê tất cả các chi phí mà bạn không có biên lai, chẳng hạn như số dặm ô tô và các sự cố như báo và đồ giải khát mua từ máy bán hàng tự động của khách sạn.
Nếu bạn đang tạo báo cáo của riêng mình mà không có mẫu do công ty cung cấp, hãy sử dụng bảng tính máy tính. Tạo một mẫu và sao chép nó vào một bảng tính mới cho mỗi báo cáo mới mà bạn chuẩn bị. Mỗi tiêu đề trang tính cần lưu ý tên, tên bộ phận và mã của bạn và khoảng thời gian được báo cáo. Bên dưới thông tin này, mẫu của bạn phải có ít nhất năm cột, Ngày bắt đầu, Người nhận thanh toán, Mục đích hoặc Mô tả và Số tiền. Tùy thuộc vào chính sách của công ty bạn, bạn có thể cần thêm các cột bổ sung cho các thông tin như mã kế toán, người tham dự cuộc họp, v.v.
Liệt kê chi phí của bạn trên bảng theo thứ tự ngày bằng cách sử dụng biên lai và liệt kê dưới dạng nguồn. Chuẩn bị một báo cáo mỗi kỳ - cho dù hàng tuần, hai tháng một lần, hàng tháng hoặc theo cách khác, thường được chỉ định trong chính sách của công ty bạn. Nếu bạn có nhiều biên lai cho một ngày, sẽ giúp nhóm chúng theo loại chi phí, chẳng hạn như chi phí bữa ăn và chi phí đậu xe.
Nếu bạn nhận được một khoản trợ cấp cố định cho bất kỳ mục đích nào, hãy nhập nó vào hàng riêng của nó ở cuối báo cáo, sau khi chi phí nhận được.
Nếu bạn được hoàn trả số dặm bạn đã đặt trên phương tiện cá nhân của mình, bạn nên giữ nhật ký ô tô và chuyển số dặm vào báo cáo chi phí hàng ngày hoặc hàng tuần, theo chính sách của công ty. Nhập số dặm trên hàng riêng của mình dưới dạng một mục chi phí riêng. Nhập dòng chữ "Tự động cá nhân Mileage" trong cột nhận thanh toán, dặm và tỷ lệ cho mỗi dặm trong cột Description (ví dụ: "275 dặm @ 58 cent / dặm"), và số tiền được hoàn trả trong cột Số tiền. Lưu ý rằng mỗi chủ lao động có tỷ lệ hoàn trả số dặm của riêng mình.
Khi tất cả các chi phí được nhập, tổng cộng chúng là mục cuối cùng trong cột số tiền. Nếu bạn nhận được một khoản tạm ứng tiền mặt để trang trải chi phí, hãy trừ số tiền đó vào tổng chi phí của bạn. Đây là số tiền được hoàn trả cho bạn.
Các nhà tuyển dụng khác nhau có các chính sách khác nhau về cách gửi biên lai. Bạn có thể yêu cầu bạn gửi biên lai gốc hoặc bạn gửi bản quét hoặc bản sao. Bạn có thể cần tham chiếu chéo chúng để người xử lý khoản bồi hoàn của bạn dễ dàng hơn để phù hợp với chi phí với biên lai. Nếu bạn đang gửi yêu cầu bồi hoàn số dặm, bạn cũng nên gửi một bản sao nhật ký tự động của mình trong khoảng thời gian đó.
Gửi báo cáo chi phí của bạn trong biểu mẫu và kèm theo biên lai, theo chính sách của chủ lao động. Chỉ gửi bảng tính có chứa chi phí của tuần hiện tại, không phải toàn bộ tệp bảng tính với mẫu trống và nhiều tuần chi phí.
Lời khuyên
-
Bất cứ khi nào có thể, hãy thanh toán cho các chi phí hoàn trả bằng thẻ tín dụng mà bạn chỉ sử dụng cho các chi phí đó. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các chi phí kinh doanh được hoàn trả và đối chiếu khoản thanh toán của họ.
Tránh giao dịch kinh doanh và chi phí cá nhân trên cùng một biên lai.
Doublecheck tất cả các báo cáo và khớp với biên lai chi phí so với số tiền được yêu cầu trong báo cáo. Nhiều sai lầm xảy ra khi mọi người gấp rút hoàn thành nhiệm vụ chuyển số tiền sai từ biên lai sang báo cáo chi phí.
Luôn luôn kiểm tra với nhân sự, bảng lương hoặc bộ phận kế toán của nhân viên để được hướng dẫn về việc hoàn trả chi phí một cách chính xác và đúng hạn.
Cảnh báo
Không bao giờ nói dối về chi phí. Đây là hành vi ăn cắp từ công ty và có thể dẫn đến hậu quả bất lợi như chấm dứt hoặc truy tố hình sự.
Kiểm tra với chủ lao động của bạn cho bất kỳ hạn chế về những gì bạn có thể được hoàn trả cho. Không phải mọi bữa ăn đều có thể được mở rộng, và bạn có thể không có khả năng chi tiêu cho những thứ như rượu, giặt khô hoặc đỗ xe. Chủ lao động của bạn nên có hướng dẫn về những gì được và không được bồi hoàn.
Chỉ thanh toán cho các chi phí kinh doanh được phê duyệt của riêng bạn - không thanh toán chi phí của người khác trừ khi bạn có thẩm quyền để làm như vậy. Cũng tránh trả các chi phí của một nhân viên khác, những người được hoàn trả chi phí.
