Địa chỉ một lá thư kinh doanh cho một người là tương đối đơn giản. Bạn viết tên và địa chỉ của người đó bằng định dạng Bưu điện Hoa Kỳ và theo dõi với "Kính gửi ông / bà. / Ms." Khi bạn cần giải quyết nhiều người nhận trong cùng một thư kinh doanh, mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Tùy thuộc vào vị trí của người nhận, bạn sẽ giải quyết từng người nhận hoặc bạn sẽ sử dụng ký hiệu "bản sao carbon" - "cc" - ở cuối thư.
Nhiều người, cùng một địa chỉ
Khi đánh địa chỉ nhiều người nhận trong cùng một tổ chức, không cần lặp lại địa chỉ nhiều lần. Đơn giản chỉ cần viết tên và tiêu đề của mỗi người nhận theo sau là địa chỉ công ty duy nhất. Nó sẽ trông giống như thế này:
Bà Mary Harris, Giám đốc điều hành
Ông Robert Martinez, Giám đốc Cơ sở
Tiến sĩ Philippa Bennett-Price, Giám đốc Tài chính
Công ty TNHH Acme
Phố 123 Acme
Lexington, KY 40505
Lời chào của bạn sau đó nên liệt kê các tên theo thứ tự giống như địa chỉ, theo sau là dấu hai chấm (":"), ví dụ "Kính gửi bà Harris, ông Martinez và Tiến sĩ Bennett-Price:" Viết "Kính gửi Mary, Robert và Philippa: "hoàn toàn ổn nếu bạn sử dụng thuật ngữ tên riêng. Thật lịch sự khi gửi một lá thư và phong bì riêng cho mỗi người, vì vậy hãy in và ký một bản gốc cho mỗi người nhận.
Nhiều người, địa chỉ khác nhau
Khi cùng một lá thư được gửi đến nhiều người nhận tại các địa điểm khác nhau, mỗi người sẽ nhận được một lá thư có địa chỉ riêng. Cho biết rằng bạn đã gửi thư cho người khác bằng cách đặt "cc:" ở cuối thư bên dưới dòng chữ ký, theo sau là tên của những người nhận khác theo thứ tự bảng chữ cái. "CC" là viết tắt của bản sao carbon, tham chiếu giấy carbon được sử dụng để tạo thêm các bản sao tài liệu trước khi phát minh ra máy photocopy - ngày nay, chúng tôi sử dụng cụm từ "bản sao lịch sự". Hãy chắc chắn sửa lại dòng "cc:" trong mỗi chữ cái để mỗi người nhận biết tất cả những người nhận khác là ai. Bao gồm địa chỉ của họ nếu điều này sẽ hữu ích cho người nhận của bạn.
Khi có nhiều địa chỉ
Khi bạn có nhiều người nhận, chẳng hạn như thành viên của một ủy ban, có thể thích hợp hơn để chuẩn bị một lá thư gửi cho nhóm và đặt một khối phân phối ở cuối thư. Có thể chấp nhận chào đón các nhóm lớn hơn như một cơ quan của mọi người, ví dụ: "Kính gửi quan hệ nhà đầu tư" hoặc "Các thành viên thân mến của Hội đồng quản trị". Nếu bức thư đang được phân phối nội bộ trong chính tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng lời chào không chính thức "Kính gửi tất cả".
Lời cảnh báo
Mặc dù có một phép xã giao nhất định để gửi địa chỉ thư cho nhiều người nhận, nhưng không có quy tắc khó và nhanh. Công ty của bạn có thể có phong cách riêng có thể hoặc không tuân theo các tiêu chuẩn truyền thống. Tính nhất quán mang lại ấn tượng tốt về thương hiệu của bạn, vì vậy hãy kiểm tra xem tất cả nhân viên của bạn có đang theo cùng một phong cách trong mọi giao tiếp kinh doanh hay không.
