Cách theo dõi kỷ luật nhân viên

Theo dõi kỷ luật nhân viên là trách nhiệm chính của người giám sát hoặc người quản lý. Một định nghĩa về kỷ luật là việc thực thi các quy tắc và chính sách của công ty. Do một số vấn đề pháp lý nhất định, chẳng hạn như phân biệt đối xử và quấy rối, tất cả các hành động kỷ luật phải được ghi lại bằng văn bản. Mặc dù kỷ luật tốt nhất là "kỷ luật tự giác", nhân viên có vấn đề không may tồn tại ở nơi làm việc. Do đó, một trọng tâm chính thức về kỷ luật là cần thiết.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Báo cáo sự cố
Tài liệu điều tra
Tài liệu xử lý kỷ luật
Tập tin riêng biệt có khóa

Điều tra bất kỳ báo cáo về một sự cố hoặc hành vi phạm tội. Tốt nhất là ở bên an toàn hơn là tắt và chạy với một hành động kỷ luật nếu sự thật không đáng tin cậy. Nhận một hành động kỷ luật dưới bất kỳ hình thức nào là kinh doanh nghiêm túc. Nếu không được xử lý một cách chuyên nghiệp, có thể có sự phân nhánh hợp pháp cho công ty. Một số công ty sử dụng bảng tính Excel để theo dõi các hành động kỷ luật, nhưng tính bảo mật là một vấn đề.

Tài liệu về vụ việc bằng văn bản. Nếu không bằng văn bản, nó không bao giờ xảy ra. Tùy thuộc vào chính sách của công ty, sự cố hoặc hành vi phạm tội đầu tiên có thể được giải quyết bằng một cảnh báo bằng lời nói. Mặc dù vậy, hãy hoàn thành các biểu mẫu chính xác với ngày, nhân viên tham gia và tất cả các câu hỏi được trả lời khi nào, ở đâu, ai, tại sao và câu trả lời. Ngay cả khi đó chỉ là một cảnh báo bằng lời nói, hãy ghi lại bằng văn bản và có chữ ký của cả nhân viên và người giám sát. Đặt tài liệu trong một tệp riêng biệt, bị khóa, trong thư mục nhân sự.

Viết rõ ràng và bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Hãy thận trọng về việc thể hiện sự tức giận hoặc bất kỳ cảm xúc nào khác trong tài liệu. Hãy nhớ rằng những người khác có thể nhìn vào nó, ngay cả luật sư của nhân viên. Duy trì tính khách quan và tôn trọng nhân viên. Mỗi khi tập tin được sử dụng, hãy chắc chắn rằng nó được trả về đúng nơi, dưới khóa và chìa khóa.

Thiết lập các tệp riêng biệt trong thư mục nhân sự. Các hành động kỷ luật phải luôn được ghi lại bằng văn bản và được đặt trong hồ sơ của nhân viên. Để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, nhiều công ty giữ các tệp này tách biệt với các thông tin khác. Vẫn còn những tranh luận pro và con về việc theo dõi kỷ luật nhân viên trong một gói phần mềm.