Trách nhiệm chính của một đại lý mua là đảm bảo cung cấp đủ và chất lượng vật liệu cần thiết ở mức giá tốt nhất có thể. Trọng tâm là chất lượng, sẵn có nguyên liệu, đầu tư hàng tồn kho và giá cả. Trong việc thiết lập mục tiêu, đại lý mua hàng vẫn nên tập trung vào các hoạt động và số liệu giúp cải thiện hiệu suất trong bốn lĩnh vực này.
Phẩm chất
Bất cứ điều gì chúng tôi đang mua, chúng tôi mong đợi chất lượng. Vật liệu phải phù hợp với thông số kỹ thuật để có ích. Thông thường chi phí chất lượng kém vượt quá chi phí thực tế của vật liệu. Chất lượng kém có thể dẫn đến mất chi phí lao động, yêu cầu bảo hành, thậm chí có thể bị thương. Các đại lý mua phải có một thước đo chất lượng nhà cung cấp để đảm bảo rằng các nhà cung cấp được chọn đang đáp ứng các tiêu chuẩn. Số liệu phải nắm bắt số lượng sản phẩm bị lỗi nhận được từ nhà cung cấp theo tỷ lệ phần trăm của tổng số sản phẩm nhận được. Một mục tiêu nên được thiết lập với mỗi nhà cung cấp. Các con số nên cải thiện mỗi năm.
Vật liệu sẵn có
Hai khía cạnh của sự sẵn có vật chất xứng đáng được đo lường. Việc đầu tiên tập trung vào việc có bao nhiêu thiếu hụt vật chất xảy ra. Cần phải đo lường điều này để hiểu nếu đại lý mua hàng đang đặt hàng số lượng vật liệu phù hợp vào đúng thời điểm. Nếu không, người quản lý mua hàng sẽ cần can thiệp. nếu một cửa hàng tạp hóa hết sản phẩm và nó xảy ra hai giờ một lần trong năm năm, thì nó sẽ không thu hút sự giám sát nếu nó kéo dài trong ba ngày và xảy ra hai tuần một lần.
Khía cạnh thứ hai là độ tin cậy của việc giao hàng của nhà cung cấp. Điều này được đo bằng cách so sánh các lô hàng của nhà cung cấp với đơn đặt hàng. Nếu nhà cung cấp vận chuyển đúng số lượng đúng hạn, đơn hàng được coi là "hoàn hảo". Nếu số lượng hoặc ngày giao hàng không khớp với đơn đặt hàng, điều này sẽ được tính là "bỏ lỡ". Cũng như chất lượng, các mục tiêu cần đáp ứng mục tiêu của công ty và cho thấy sự cải tiến liên tục.
Đầu tư hàng tồn kho
Mặc dù một đại lý mua hàng chịu trách nhiệm đảm bảo có đủ nguồn cung cấp trong tay, nhưng điều quan trọng là họ cũng phải chịu trách nhiệm cho việc giữ hàng tồn kho ở mức thấp. Rất ít công ty có nguồn lực không giới hạn để đầu tư vào hàng tồn kho. Vì vậy, đại lý mua phải đảm bảo rằng tổng giá trị hàng tồn kho được giữ trong giới hạn. Các phép đo phổ biến nhất cho hiệu quả hàng tồn kho là lượt hàng tồn kho. Hàng tồn kho lần lượt đo lường bao nhiêu lần trong một năm nhất định hàng tồn kho được hoàn thành. Ví dụ, có một sản phẩm mà một công ty sử dụng 12.000 đơn vị mỗi năm. Đối với cùng một sản phẩm này, đã có 1.000 đơn vị tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Số lượng hàng tồn kho được tính cho mặt hàng này sẽ là 12 (12.000 chia cho 1.000). Tỷ lệ lần lượt là 12 chỉ ra rằng hàng tồn kho quay vòng một lần mỗi tháng hoặc 12 lần mỗi năm. Tốc độ quay càng cao, hàng tồn kho càng hiệu quả.
Giá cả
Khi mua, chênh lệch giữa chi phí tiêu chuẩn liên quan đến một mặt hàng và giá thực tế phải trả được gọi là phương sai giá mua, hoặc PPV. PPV là thước đo phổ biến để các đại lý mua hàng hiểu được mức độ tốt hay kém mà đại lý đó thực hiện so với tiêu chuẩn chi phí. Để thúc đẩy PPV thuận lợi, một đại lý mua sẽ thu hút các nhà cung cấp loại bỏ chi phí khỏi chuỗi cung ứng. Một ví dụ có thể là trong trường hợp một đại lý mua giảm giá bằng cách mua ở kích cỡ lô lớn hơn hoặc nếu đại lý mua có thể tìm được nguồn thay thế có thể cung cấp ở mức giá thuận lợi hơn.
