Theo dõi hàng tồn kho là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất, bán buôn hoặc bán lẻ. Không chỉ bắt buộc phải biết những gì trong kho và những gì cần phải thay thế mà nó còn được sử dụng để xác định thuế hàng tồn kho và các phần của giá trị doanh nghiệp. Theo dõi hàng tồn kho có nghĩa là lập danh mục tất cả các giao hàng và biên lai của vật liệu, nơi nó được đặt trong kho, trên sàn hoặc quá cảnh giữa các địa điểm và khi nó được bán hoặc vận chuyển. Có một số công cụ khác nhau để theo dõi hàng tồn kho và duy trì hồ sơ chính xác. Một số rất công nghệ cao trong khi những người khác thì đơn giản như nhìn và tạo một ký hiệu trong sổ cái.
Mã vạch
Công nghệ mã vạch cho phép doanh nghiệp theo dõi ngay lập tức tất cả các tài liệu nhận, lưu trữ và vận chuyển. Quét nhanh với thiết bị đọc laser chi tiết tất cả thông tin cho một mục cụ thể. Một sản phẩm nhỏ như một cây bút chì cho một thứ gì đó lớn như máy móc công nghiệp, đầu máy xe lửa, máy bay hoặc tàu biển có thể được mã hóa và theo dõi bằng cách quét nhanh.
Kiểm soát hàng tồn kho mã vạch có thể được tự động hoặc vận hành thủ công khi cần thiết. Các cửa hàng tạp hóa giữ số lượng chính xác của hàng ngàn đồ hộp, sản xuất và các mặt hàng khác vì mỗi mặt hàng được quét thủ công tại sổ đăng ký thanh toán. Nhà phân phối và bán sỉ có máy quét mã vạch gắn liền với thiết bị xử lý cơ giới. Tất cả các mục trên băng tải và xe vận chuyển được quét, đăng ký và bảo trì tự động với độ chính xác kỹ thuật số.
SKU
Một SKU hoặc đơn vị giữ hàng được gắn vào các mặt hàng trong kho và bất kỳ mặt hàng có thể xuất hóa đơn nào khác mà doanh nghiệp có thể cung cấp. Số SKU cho phép cả theo dõi hàng tồn kho và mọi lao động kèm theo, vận chuyển và các chi phí liên quan với việc bán sản phẩm.
SKU cũng cho phép kiểm kê nhanh các đơn vị chứa nhiều sản phẩm với mã vạch riêng lẻ, chẳng hạn như thùng 100 lon súp tại cửa hàng tạp hóa. Mỗi hộp có thể có mã vạch, nhưng truy cập SKU có thể xác định khoảng không quảng cáo là 100 lon mà không cần tính toán từng mặt hàng riêng lẻ. Số SKU thường được sử dụng với các nhà bán buôn và nhà phân phối kinh doanh số lượng lớn sản phẩm.
Hàng tồn kho thủ công
Mặc dù công nghệ hỗ trợ trong việc duy trì hồ sơ tồn kho chính xác, thỉnh thoảng vẫn cần kiểm kê thủ công. Điều này liên quan đến việc đếm, phân loại, xác định và định vị vật liệu trên kệ, trong kho và quá cảnh.
Lý do hàng tồn kho thủ công là xác định số lượng trộm cắp mà doanh nghiệp phải chịu, chiếm hàng hóa bị hư hỏng và đảm bảo tất cả các nỗ lực theo dõi mã vạch và mã vạch là chính xác. Nếu một mục bị đánh cắp, nó được quét trong nhưng không được quét ra. Điều này có thể dẫn đến một lỗi trong số lượng hàng tồn kho. Vật liệu bị hư hỏng có thể bị loại bỏ mà không lưu ý chính xác việc điều chỉnh hàng tồn kho. Máy quét mã vạch có thể vô tình không nhận được mã vạch khi quét qua lỗi của con người hoặc các sự cố phần cứng.
