Hồ sơ lãnh đạo của một tổ chức phi lợi nhuận để hợp nhất với chính phủ ở bang mà nó được đặt. Quá trình hợp nhất đòi hỏi các tổ chức phi lợi nhuận phải cung cấp thông tin về cách thức và mục đích của chúng được tổ chức. Sau khi một tổ chức phi lợi nhuận gửi các bài viết của mình về việc thành lập, nó trở thành một thực thể pháp lý, tách biệt với các cá nhân điều hành tổ chức phi lợi nhuận. Hợp nhất cung cấp cho họ trách nhiệm cá nhân hạn chế từ các vụ kiện và cho phép tổ chức phi lợi nhuận áp dụng Dịch vụ Doanh thu Nội bộ cho tình trạng được miễn thuế.
Đại lý đã đăng ký
Một bộ phận trong một thư ký của văn phòng nhà nước thường xử lý hồ sơ hợp nhất. Mặc dù các yêu cầu khác nhau giữa các tiểu bang, có một số yêu cầu cơ bản để hợp nhất. Trong số đó có tên phi lợi nhuận là một cá nhân là đại lý đã đăng ký tại bang mà nó đang hợp nhất. Mục đích của đại lý đã đăng ký là cung cấp một địa chỉ hợp pháp, hợp pháp nơi có thể phục vụ một vụ kiện, nếu cần thiết và nhận thông tin chính thức từ nhà nước thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận, như thông báo về thuế.
Trách nhiệm
Mặc dù một đại lý đã đăng ký là người có thể được phục vụ bằng các vụ kiện, nhưng điều đó không có nghĩa là chính đại lý đã đăng ký đang bị kiện. Trách nhiệm của đại lý là nói với ban giám đốc của tổ chức phi lợi nhuận rằng tổ chức phi lợi nhuận này đang bị kiện và thông báo cho hội đồng quản trị về thông tin liên lạc từ nhà nước.
Địa chỉ đường vật lý
Yêu cầu cho những người có thể là một đại lý đã đăng ký khác nhau giữa các tiểu bang. Tùy thuộc vào tiểu bang, đại lý đã đăng ký có thể là giám đốc hoặc nhân viên của tổ chức phi lợi nhuận hoặc có thể chỉ là người cư trú tại tiểu bang. Một số tổ chức phi lợi nhuận sử dụng luật sư giúp họ trong quá trình kết hợp làm đại lý đã đăng ký. Trong mọi trường hợp, đại lý đã đăng ký phải cung cấp địa chỉ đường phố nơi anh ta đang ở, chứ không phải hộp thư bưu điện. Tổ chức phi lợi nhuận không thể hoạt động như đại lý đã đăng ký của chính mình.
Kinh doanh ở một tiểu bang khác
Đại lý đã đăng ký phải cư trú tại tiểu bang mà tổ chức phi lợi nhuận đang kết hợp. Nếu một tổ chức phi lợi nhuận có trụ sở chính ở một tiểu bang, nhưng kinh doanh ở một tiểu bang khác và quyết định thành lập ở đó, họ phải đặt tên cho một đại lý đã đăng ký tại tiểu bang mà nó hợp nhất. Để đáp ứng yêu cầu này, đôi khi các tổ chức phi lợi nhuận mua dịch vụ của đại lý đã đăng ký từ dịch vụ đại lý đã đăng ký.
Đại lý thay đổi
Các tổ chức phi lợi nhuận phải thông báo cho chính quyền tiểu bang về việc đại lý đã đăng ký của họ hoặc địa chỉ của cô ấy đã thay đổi. Không đáp ứng yêu cầu này có khả năng khiến tổ chức phi lợi nhuận bị thu hồi tình trạng thành lập công ty. Các tiểu bang có hướng dẫn khác nhau về điều này. Ví dụ, tiểu bang Vermont cung cấp cho các tổ chức phi lợi nhuận 120 ngày để thông báo cho thư ký văn phòng tiểu bang rằng đại lý đã đăng ký hoặc địa chỉ của anh ta đã thay đổi.
Từ chức
Đại lý đã đăng ký có thể từ chức. Làm thế nào điều này được xử lý khác nhau tùy theo tiểu bang. Ví dụ, tại Vermont, một đại lý đã đăng ký từ chức bất cứ lúc nào bằng cách thông báo bằng văn bản cho Bộ trưởng Tổng công ty của Bộ trưởng Ngoại giao.
