Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua các sản phẩm hoặc nguyên liệu cần thiết cho công ty để sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán trong doanh nghiệp. Bộ phận mua hàng phải biết hàng tồn kho của công ty là bao nhiêu tại bất kỳ thời điểm nào để việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ không bị đình trệ do thiếu nguyên liệu thô. Vì có nhiều khía cạnh của quy trình mua hàng có thể sai, bộ phận mua hàng có thể có một số điểm yếu, thường được giải quyết theo thời gian.
Mua mà không có kế hoạch
Người quản lý mua hàng hoặc nhân viên có trách nhiệm mua các mặt hàng cần thiết hoặc nguyên liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm để bán. Một trong những điểm yếu lớn của bộ phận mua hàng là mua các mặt hàng mà không có kế hoạch. Việc thiếu danh sách hoặc kế hoạch mua hàng có thể khiến người quản lý mua hàng hoặc nhân viên mua sản phẩm mà công ty không cần chỉ vì nhà cung cấp có bán hoặc giảm giá tại chỗ. Công ty sẽ kết thúc với các mặt hàng trong kho không cần thiết cho sản xuất hàng hóa.
Mua mà không kiểm tra hàng tồn kho
Một số người quản lý mua hàng hoặc nhân viên sẽ tạo đơn đặt hàng cho nguồn cung cấp và nguyên liệu thô mà không cần kiểm tra hàng tồn kho trước. Đây là một điểm yếu phổ biến cho các bộ phận mua hàng. Nếu các mặt hàng trong kho có ngày hết hạn, công ty có thể sẽ vứt bỏ các mặt hàng hoặc hàng hóa không sử dụng, rất tốn kém. Thay vì tiết kiệm tiền của công ty, bộ phận mua hàng đang chi tiêu nhiều hơn.
Không làm nghiên cứu
Một điểm yếu khác của bộ phận mua hàng là không thực hiện nghiên cứu trước khi giải quyết nhà cung cấp. Một số nhà quản lý mua hàng sẽ sử dụng nhà cung cấp phổ biến nhất trên thị trường trước khi nghiên cứu các nhà cung cấp khác, những người có thể rẻ hơn và cung cấp các sản phẩm chất lượng hoặc nguyên liệu tương tự. Làm một số nghiên cứu có thể tiết kiệm tiền của công ty.
Chọn giá trên giá trị
Ngân sách là một mối quan tâm khác cho bộ phận mua hàng khi tìm kiếm thị trường cho các nhà cung cấp và nhà phân phối. Một người quản lý mua hàng sẽ nhanh chóng phát hiện ra rằng một số nhà cung cấp cung cấp nhiều sản phẩm hơn với giá thấp hơn, trong khi những người khác tính phí nhiều hơn cho ít sản phẩm hoặc vật tư hơn. Mua vật tư giá rẻ với chất lượng thấp hơn là một điểm yếu của bộ phận mua hàng. Mặc dù một doanh nghiệp muốn tiết kiệm tiền, nhưng rất ít công ty sẽ mạo hiểm với chất lượng sản phẩm theo hướng có giá thấp hơn.
