Yêu cầu đề xuất (RFP) là một tài liệu trong đó bạn mời các nhà thầu đấu thầu công việc bạn muốn thực hiện. Nó phác thảo chi tiết về các nhiệm vụ, trình độ cần thiết, các điều khoản của hợp đồng, thời hạn nộp và hướng dẫn về cách đáp ứng. Bạn thường gửi thư có ý định một vài tuần trước khi đề xuất phản hồi thực tế cho RFP. Điều này cung cấp cho nhà phát hành RFP một ý tưởng về bao nhiêu phản hồi mong đợi. Mặc dù bạn có thể tìm thấy RFP chất lượng và mẫu thư mục đích trực tuyến, trước tiên hãy khám phá các ví dụ về cách bạn nên trả lời và những gì cần bao gồm hoặc bỏ qua.
Giải mã các chi tiết
Trước khi trả lời RFP, hãy đọc kỹ. Cuối cùng, đề xuất phản hồi của bạn nên bao gồm các chi tiết về cách bạn sẽ tạo ra kết quả đáp ứng các yêu cầu. Hãy thận trọng nếu các yêu cầu RFP không nêu rõ các chức năng mong muốn hoặc không rõ ràng theo bất kỳ cách nào. Bạn không muốn thấy mình thiếu sót trong việc đáp ứng các yêu cầu ở cuối dự án. Tìm kiếm các số liệu xác định mức độ tuân thủ của bạn sẽ được đo lường. Đánh giá các hình phạt cho sự không tuân thủ và cân nhắc rủi ro. Hiểu làm thế nào bất kỳ hợp đồng kết quả sẽ được ghi lại, theo dõi và quản lý để thực thi thỏa thuận. Nếu nhà phát hành mở các câu hỏi, liên hệ với họ để giải quyết bất cứ điều gì mơ hồ. Sau đó, bạn có thể gửi thư ý định của bạn với sự tự tin.
Ví dụ cơ bản và Đề cương của Thư dự định RFP
Khi bạn quyết định trả lời, hãy nhanh chóng gửi thư có ý định RFP cho công ty phát hành RFP nói rằng bạn dự định gửi đề xuất. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi nào đối với RFP gốc. Không trả lời bằng một lá thư viết tay hoặc sử dụng email trừ khi được hướng dẫn rõ ràng để làm như vậy. Bắt đầu thư của bạn bằng cách chỉ ra lý do tại sao bạn quan tâm. Công nhận thời hạn. Bao gồm thông tin liên lạc của bạn. Như một ví dụ về nội dung thư của bạn, nó có thể đơn giản như:
Chúng tôi muốn thể hiện sự quan tâm của mình đối với Yêu cầu Đề xuất (RFP) được tham chiếu và được thông báo về mọi cập nhật trước khi chúng tôi gửi vào ngày bắt buộc.
Tất nhiên, bạn có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn. Tránh đặt câu hỏi làm rõ, điều này có thể khiến ý định của bạn trở nên mơ hồ.
Điều gì về một thời gian để đàm phán?
Đàm phán giá thường bắt đầu sau, chẳng hạn như trong giai đoạn đặt giá thầu ban đầu, nếu bạn thực hiện danh sách rút gọn. Tuy nhiên, bạn có thể chọn đưa một hoặc hai đoạn vào thư mục đích, phác thảo các nhu cầu tài trợ của dự án. Nhưng hãy lưu ý rằng việc đưa ra các vấn đề tài chính quá sớm trong quá trình có thể ảnh hưởng đến cơ hội ghi điểm của bạn trong hợp đồng.
Gửi nó an toàn
Bạn muốn đảm bảo thư của bạn đến; gửi nó qua thư xác nhận để bạn nhận được biên nhận với hồ sơ giao hàng. (Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ này cung cấp dịch vụ này với mức phí thấp; tham khảo trang web của họ để biết giá hiện tại.) Bạn cũng có thể theo dõi thông tin giao hàng trực tuyến. Sau đó, bạn nên sẵn sàng viết đề xuất thực tế của mình để xác định các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng.
