Một lá thư về ý định cho thuê là một bản tóm tắt các điều khoản được chấp nhận bởi chủ nhà và người thuê nhà đang muốn đàm phán cho thuê một không gian thương mại. Nó có thể được chuẩn bị bởi một trong hai bên nhưng thường thì người thuê sẽ viết thư sau khi anh ta điều tra một số tùy chọn trên thị trường và đã đưa ra quyết định tập trung vào một không gian duy nhất. LOI báo hiệu cho chủ nhà rằng người thuê nhà muốn tiến tới thỏa thuận chính thức. Khi được hai bên ký kết, chủ nhà thường yêu cầu luật sư của mình chuyển đổi LOI thành một tài liệu cho thuê ràng buộc, toàn diện, thay thế hiệu quả LOI.
Bước một: Sắp xếp thông tin
Thu thập tất cả các thông tin đã được thông qua giữa các bên. Ví dụ, chủ nhà có thể đã cho người thuê nhà tiềm năng một đề xuất cho không gian, và cung cấp các kế hoạch sàn, hình ảnh và thậm chí là một tài liệu cho thuê mẫu. Người thuê nhà có thể đã thu thập thông tin về tòa nhà cũng từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các nhà môi giới, nguồn dữ liệu trực tuyến và kiểm tra cá nhân. Người thuê càng nỗ lực tạo ra LOI phản ánh chính xác các chi tiết về không gian và các điều khoản kinh doanh, sẽ càng nhanh chóng đạt được thỏa thuận chung. Ngoài ra, LOI chính xác hơn thường giúp giảm thời gian sửa lỗi và hiểu lầm khi hợp đồng thuê cuối cùng được chuẩn bị, điều này hầu như luôn được tiến hành bởi các luật sư được trả lương hàng giờ.
Bước hai: Tập hợp các vấn đề để giải quyết
Liệt kê tất cả các vấn đề sẽ được giải quyết trong LOI. Các vấn đề điển hình đòi hỏi phải làm rõ trong LOI bao gồm:
-
Mặt bằng
- không gian được cho thuê, có thể bao gồm các khu vực bên trong và bên ngoài như vỉa hè hoặc bến cảng và quyền đỗ xe
Thời hạn thuê Thuê cơ sở
Nâng mức tiền thuê trong thời hạn của hợp đồng được đề xuất, được gọi là xem xét tiền thuê
Trách nhiệm đối với các chi phí hoạt động như tiện ích, thuế bất động sản và bảo hiểm tai nạn
Cải tạo - người sẽ trả tiền để biến không gian có thể sử dụng được cho mục đích của người thuê, cộng với dòng thời gian
Sử dụng được phép của không gian.
Nhiều người thuê nhà có mối quan tâm đặc biệt như biển báo, giờ hoạt động, an ninh và truy cập hạn chế. Tất cả những vấn đề này cần được xác định và giải thích đầy đủ bởi người thuê trong LOI.
Bước ba: Tạo một mẫu để chuẩn bị một bản nháp cuối cùng
Cân nhắc sử dụng một mẫu để chuẩn bị bản thảo cuối cùng của LOI. Người môi giới hoặc đại lý cho thuê đang giúp bạn có thể có một mẫu thư, hoặc bạn có thể tìm thấy một mẫu trực tuyến. Chủ nhà cũng có thể là một nguồn tài nguyên trong bước này, bằng cách cung cấp một phiên bản soạn sẵn của hợp đồng thuê. Biết rằng hợp đồng thuê cuối cùng sẽ chứa tất cả các điểm đã thỏa thuận, người thuê có thể sử dụng bảng nội dung của hợp đồng thuê làm điểm khởi đầu cho LOI. Một số người thuê có kinh nghiệm, như một nhà hàng chuỗi quốc gia, sẽ có một tài liệu rất chi tiết mà họ đã mài giũa qua nhiều năm sử dụng.
Bước bốn: Viết một lá thư đơn giản về ý định cho thuê
Xác định cẩn thận đề xuất của bạn liên quan đến từng vấn đề. Ví dụ, dưới tiêu đề Thời hạn thuê, người thuê có thể cho biết anh ta muốn thuê mặt bằng trong thời gian liên tục 60 tháng, bắt đầu từ ngày 1 tháng 6 năm 2015 và kết thúc vào ngày 31 tháng 5 năm 2020. Sử dụng ngôn ngữ cụ thể cho phép tất cả độc giả của tài liệu để hiểu và giải thích đề nghị được đưa ra bởi người thuê. Đôi khi, LOI sẽ đề cập đến một cuộc triển lãm chi tiết xuất hiện ở cuối thư; kế hoạch sàn hoặc lịch cho thuê theo năm.
Bước năm: Tạo kết luận
Kết luận với một đoạn văn ngắn giải thích các điều khoản thể hiện ý định nhưng không ràng buộc đối với các bên. Điểm này là chìa khóa - những gì bạn đang làm ở đây là đính hôn, không kết hôn. Nếu bạn không thích một cái gì đó được ghi trong tài liệu cho thuê, hoặc chủ nhà sẽ không chấp nhận các điều khoản của bạn, bạn luôn có thể rút lui khỏi thỏa thuận.
Đoạn kết thúc cũng có thể thể hiện giới hạn thời gian cho một thỏa thuận yêu cầu chủ nhà thực hiện một số hình thức phản hồi trước một ngày nhất định. Phản hồi có thể ở dạng bản sao có chữ ký của thư hoặc chỉ một cuộc gọi điện thoại để thảo luận về các vấn đề. Cuối cùng, hãy chắc chắn ký tên vào ý định thuê hoặc cho thuê một không gian và thêm tên và tiêu đề của bạn. Cung cấp một dòng chữ ký cho chủ nhà để anh ta có thể chấp nhận đề nghị của bạn.
