Có một số đặc điểm để viết báo cáo kinh doanh hiệu quả. Ví dụ, các nhà quản lý nên phác thảo báo cáo của họ trước để chúng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Ngoài ra, các nhà quản lý nên giải thích các thuật ngữ hoặc từ đặc biệt nằm ngoài cơ sở kiến thức của người đọc thông thường. Tuy nhiên, năm đặc điểm chính có xu hướng nhấn mạnh các báo cáo kinh doanh hiệu quả nhất.
Hoàn thành
Các báo cáo cần phải được hoàn thành trong những gì họ đang cố gắng truyền đạt. Cách tốt nhất để đảm bảo viết báo cáo hoàn chỉnh là đảm bảo bạn bao quát tất cả các mục tiêu của mình. Ví dụ, mục tiêu của báo cáo nghiên cứu tiếp thị có thể là xác định mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, giá cả và dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, mục tiêu của bạn có thể bao gồm tìm hiểu lý do tại sao một số khách hàng đã ngừng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Cấu trúc của một báo cáo kinh doanh điển hình bao gồm giới thiệu, cơ thể và kết luận. Bạn cũng nên bao gồm một bản tóm tắt điều hành cho các nhà quản lý hoặc đồng nghiệp chỉ có thời gian để quét kết quả báo cáo của bạn. Sử dụng các gạch đầu dòng trong bản tóm tắt điều hành của bạn và chỉ nêu bật những điểm hoặc phát hiện quan trọng nhất.
Độ chính xác
Báo cáo của bạn phải luôn chính xác khi nêu rõ sự thật hoặc số liệu. Ví dụ, các nhà quản lý tiếp thị có thể muốn xen kẽ thông tin tài chính trong các báo cáo của họ. Người quản lý tài chính có thể cung cấp cho người quản lý nghiên cứu tiếp thị số liệu doanh thu và lợi nhuận hàng quý trong hai năm khác nhau. Người quản lý nghiên cứu tiếp thị phải báo cáo chính xác doanh thu và lợi nhuận đó khi đưa chúng vào báo cáo. Tương tự, bạn sẽ cần sao lưu một số báo cáo của bạn với các tài liệu tham khảo. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ các tuyên bố của tác giả khác trước khi đưa ra bất kỳ tài liệu tham khảo nào cho họ.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
Thông điệp trong báo cáo của bạn nên đơn giản, theo trang web Doanh nhân. Bạn nên viết báo cáo của bạn như thể bạn đang giải quyết một người có trình độ học vấn trung học cơ sở. Sử dụng các từ đơn giản và giải thích cho các ý tưởng hoặc chủ đề trừu tượng. Người quản lý cũng nên tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật khi giải quyết các thành viên đối tượng từ bên ngoài lĩnh vực của mình. Ví dụ, các ngành nghiên cứu tiếp thị nên sử dụng các từ như "nhiều lựa chọn" và "điền vào chỗ trống" thay cho các thuật ngữ nghiên cứu tiếp thị "kết thúc mở" và "kết thúc đóng", tương ứng. Ngoài ra, giữ các câu ngắn và trọng điểm.
Chính tả, dấu câu và động từ đúng
Đơn giản là không có lý do gì để loại bỏ các báo cáo có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Luôn chạy báo cáo của bạn thông qua trình kiểm tra chính tả trên máy tính của bạn. Có người khác đọc lại báo cáo của bạn về các lỗi ngữ pháp có thể xảy ra hoặc sử dụng các thì của động từ sai. Đảm bảo bạn bao gồm dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi và dấu chấm than ở vị trí thích hợp của tất cả các báo cáo.
Sử dụng giọng nói chủ động
Giọng nói chủ động cho phép bạn viết có thẩm quyền trong các báo cáo của mình, trái ngược với giọng nói thụ động. Sử dụng các từ hoặc cụm từ như được thực thi, quản lý và khảo sát thay vì các đối tác thụ động của chúng: thực thi, quản lý và khảo sát. Sử dụng các từ kết thúc bằng "ed", vì chúng đại diện cho giọng nói tích cực hơn.
