Cho dù giao tiếp với nhân viên, nhà cung cấp hoặc khách hàng, đảm bảo rằng bạn tạo ra thông điệp hiệu quả là cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Để chắc chắn rằng giao tiếp kinh doanh của bạn là mục tiêu, bạn nên đảm bảo rằng nó chứa năm đặc điểm chung cho các thông điệp hiệu quả nhất.
Mục đích rõ ràng
Thông điệp hiệu quả bao gồm mục đích rõ ràng để thông báo, thuyết phục hoặc cộng tác với đối tượng dự định. Thông điệp nên được thiết kế theo mức độ hiểu biết, phản ứng tiềm năng và mối quan hệ với người soạn nhạc. Nói chung, tốt nhất chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi tin nhắn, trừ khi có các vấn đề liên quan chặt chẽ phải được giải quyết cùng nhau. Có một mục đích rõ ràng trong giao tiếp kinh doanh cũng sẽ giúp xác định phương tiện được sử dụng để truyền tải thông điệp.
Kênh phù hợp
Điều quan trọng nữa là chọn kênh thích hợp để truyền tải thông điệp. Giao tiếp qua email có thể được sử dụng để gửi đến đối tượng lớn, trong khi giao tiếp mặt đối mặt phù hợp hơn cho các nhóm nhỏ hơn. Giao tiếp chính thức cần tài liệu, chẳng hạn như đánh giá của nhân viên hoặc thay đổi chính sách, sẽ tốt nhất ở dạng văn bản. Tùy thuộc vào người gửi để xác định ổ cắm nào phù hợp nhất cho một tin nhắn cụ thể. Ví dụ, một bài thuyết trình video thông báo xã hội của công ty là một cách sáng tạo và thú vị để kích thích nhân viên, trong khi sử dụng video để thông báo về cái chết trong gia đình CEO có thể gặp phải sự vô cảm. Phương tiện nên bổ sung, không bóp méo, mục đích của thông điệp.
Thông tin chính xác
Giao tiếp kinh doanh đòi hỏi mức độ chính xác cao trong thông tin báo cáo. Các đặc điểm của thông điệp kinh doanh hiệu quả bao gồm ngày rõ ràng, sự kiện, tài nguyên và lịch trình cần được kiểm tra hai lần để hoàn thiện và rõ ràng. Thông điệp hiệu quả cũng không có biệt ngữ, tiếng lóng và "tiếng nói của công ty". Ví dụ, thay vì nói rằng, tập đoàn sử dụng các cơ hội cao cấp để mở rộng chiến lược, thì đơn giản hóa nó bằng cách nói, nhóm của chúng tôi sử dụng các nguồn lực tốt nhất để giúp doanh nghiệp của chúng tôi phát triển.
Tin nhắn hoàn chỉnh
Giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói sẽ chỉ có hiệu lực khi thông điệp của nó hoàn tất. Thông điệp kinh doanh chỉ kể một phần câu chuyện là có thể gây nhầm lẫn cho người nhận và không tham gia vào chúng như dự định. Một bài kiểm tra tốt là hỏi xem có tin nhắn nào trả lời tất cả các câu hỏi sau không: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. Cách duy nhất để nhân viên, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh có thể hành động trên một tin nhắn là nếu họ được cung cấp phạm vi đầy đủ.
Đặc điểm sáng tạo
Bất kể giao tiếp kinh doanh là dành cho các nhà đầu tư mạo hiểm hoặc nhân viên an ninh, mọi người chỉ chú ý đến những gì họ quan tâm. Các thông điệp hiệu quả nhất là ngắn gọn, hấp dẫn và đi vào vấn đề. Hầu hết mọi người sẽ không tìm thấy mọi thông điệp thú vị, vì vậy nhắn tin hiệu quả trong giao tiếp kinh doanh nên bao gồm một chút sáng tạo. Tóm tắt và cô đọng thông điệp sẽ tăng cơ hội chúng sẽ được đọc, trong khi nhấn mạnh các ý tưởng rất quan tâm sẽ khuyến khích phản hồi và hành động.
