Cách viết thủ tục trả lương

Biên chế là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp với nhân viên. Để nhân viên và thuế lương được trả đúng hạn và chính xác, bộ phận biên chế phải được cấu trúc. Để đạt được hiệu quả trong bộ phận, người sử dụng lao động nên ghi lại các thủ tục bảng lương. Bất kể biên chế là lớn hay nhỏ, các thủ tục biên chế bằng văn bản là rất quan trọng đối với một bảng lương thành công.

Tạo các hình thức thủ tục biên chế. Bộ phận biên chế thường làm việc chặt chẽ với bộ phận nhân sự để đảm bảo mức lương phù hợp và xử lý lợi ích của nhân viên. Một số biểu mẫu được sử dụng trong quy trình này: bảng chấm công / thẻ thời gian, Biểu mẫu W-2, lịch trình thanh toán và / hoặc lịch, biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép, biểu mẫu ủy quyền tiền gửi trực tiếp và bảng theo dõi ngày ốm. Bạn có thể mua các hình thức này tại một cửa hàng văn phòng phẩm hoặc có một công ty in ấn tùy chỉnh chúng.

Tài liệu các thủ tục chấm công. Bộ Lao động Hoa Kỳ lưu ý rằng bạn có thể sử dụng bất kỳ hệ thống chấm công nào bạn muốn miễn là nó chính xác và đầy đủ. Các thủ tục chấm công nên bao gồm thời hạn nộp bảng chấm công và phương pháp được sử dụng để tính toán thời gian của nhân viên.

Ví dụ, viết ra các thủ tục để tính toán thủ công thẻ thời gian của nhân viên, chẳng hạn như làm tròn lên và xuống đến giờ quý gần nhất. Nếu bạn có một hệ thống chấm công tự động vận chuyển các cú đấm / vuốt của nhân viên vào phần mềm bảng lương, hãy ghi lại các quy trình của bạn để thực hiện các chỉnh sửa. Điều này có thể bao gồm việc các giám sát viên gửi email cho bạn các thay đổi trước thời hạn.

Viết thủ tục xử lý biên chế. Điều chỉnh quy trình xử lý bảng lương của bạn sao cho phù hợp với hệ thống bảng lương của bạn. Một hệ thống bảng lương có thể là thủ công, máy tính trong nhà hoặc bên ngoài (thuê ngoài). Nêu toàn bộ quy trình xử lý bảng lương cho hệ thống cụ thể của bạn.

Ví dụ, giả sử bạn có một hệ thống máy tính nội bộ, trong đó nhân viên biên chế tại chỗ và phần mềm biên chế được sử dụng để xử lý bảng lương. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm. Nêu cách nhập nhân viên Tiền lương và cách xử lý điều chỉnh lương, tiền gửi trực tiếp, thuế lương, ngày hưởng lợi, trang trí, quyền lợi bảo hiểm và tiền làm thêm giờ. Bao gồm các bước để kiểm tra kỹ bảng lương trước khi in bảng lương và trước khi đóng bảng lương.

Nếu bạn có nhiều tần suất thanh toán (chẳng hạn như hàng tuần và hai tuần một lần), hãy ghi lại cách xử lý từng tần số. Quy trình xử lý bảng lương phải bao gồm tất cả các bước xử lý, từ khi bắt đầu mỗi bảng lương đến khi kết thúc.

Bao gồm các thủ tục sau khi xử lý. Chẳng hạn, giả sử bạn có một bộ phận kế toán hoặc một công ty thuế bên ngoài xử lý công việc thuế biên chế của công ty. Nêu các tệp và báo cáo cần thiết cần được chuyển tiếp và cho cá nhân nào. Tiểu bang sẽ nhận được tiền lương / cuống phiếu lương để phân phối và bao gồm các công ty / cá nhân khác mà bạn phải tương tác. Chẳng hạn, nếu bộ phận biên chế chuyển tiền đóng góp hưu trí cho nhà cung cấp kế hoạch lương hưu ngay sau mỗi lần xử lý bảng lương, bao gồm các bước cần thiết.

Thủ tục lưu trữ hồ sơ. Người sử dụng lao động phải giữ hồ sơ biên chế trong tối thiểu ba năm, theo Bộ Lao động. Thủ tục lưu trữ và nộp hồ sơ nhà nước cho các sổ đăng ký biên chế, W-2, báo cáo thuế biên chế, thẻ thời gian và hồ sơ biên chế khác.