Chính sách tiền lương mô tả quy trình trả lương vì nó liên quan đến việc quản lý tiền lương, chấm công, lịch trình trả lương và phương thức thanh toán. Các thủ tục tài liệu đảm bảo một quy trình phê duyệt rõ ràng và được xác định, các hoạt động trả lương hiệu quả, có sẵn các biểu mẫu và kiểm soát thích hợp. Một tổ chức với chính sách và thủ tục trả lương được thiết lập có thể đảm bảo cho nhân viên thanh toán tiền lương và tiền lương chính xác và kịp thời.
Ý nghĩa
Biên chế là một trong những chi phí lớn nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Chính sách tiền lương thiết lập kiểm tra và số dư nội bộ để kiểm soát và bảo vệ chi phí này. Nó làm giảm tỷ lệ lỗi và khả năng gian lận. Trong các công ty lớn, quá trình trả lương bao gồm rất nhiều thời gian và nguồn lực. Thủ tục trả lương tạo ra hiệu quả về mặt thu thập thời gian, xử lý tài liệu, nhập dữ liệu, thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Bằng cách kết hợp tự động hóa và tiến bộ trong công nghệ hệ thống, các thủ tục có thể có hiệu quả chi phí và tiết kiệm tiền của công ty.
Mục đích
Chính sách trả lương đảm bảo rằng nhân viên sẽ luôn nhận được mức lương chính xác vào đúng thời điểm. Nó đảm bảo rằng công ty tuân thủ luật pháp liên bang, tiểu bang và địa phương, đặc biệt là những luật liên quan đến thuế, Medicare, An sinh xã hội và tiêu chuẩn lao động công bằng. Tuân thủ pháp luật sẽ giúp công ty tránh phải trả tiền phạt. Thủ tục trả lương cũng hỗ trợ việc thực hiện các cấu trúc và hệ thống bồi thường đã được thiết lập, ngân sách của bộ phận và thỏa thuận thương lượng tập thể.
Tính năng, đặc điểm
Một chính sách tiền lương xác định trách nhiệm và trách nhiệm của nhân viên và người quản lý tiền lương. Vì bảng lương liên quan đến thông tin bí mật, chính sách phải chỉ định cấp độ truy cập và bảo mật. Nó cũng xác định đào tạo theo yêu cầu của các nhóm nhân viên khác nhau. Các thủ tục biên chế chi tiết quá trình từ khi nhân viên được thuê. Chúng bao gồm các hoạt động tiền lương và các hình thức cần thiết để xử lý tuyển dụng mới, thay đổi việc làm, cập nhật thông tin, thanh toán đặc biệt, khấu trừ, báo cáo thời gian và chấm dứt.
Cân nhắc
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, chính sách tiền lương phải bao gồm kiểm soát nội bộ. Một hình thức kiểm soát là phân chia nhiệm vụ. Ví dụ, nếu có hai nhân viên tham gia xử lý bảng lương, một người sẽ chuẩn bị các tài liệu về bảng lương trong khi người kia sẽ ủy quyền và phê duyệt. Một cơ quan phê duyệt phải xem xét tất cả các khoản thanh toán và để lại thông tin. Một nhóm hoặc bộ phận khác như kế toán có thể kiểm toán các giao dịch tiền lương. Thủ tục trả lương cũng phải bảo vệ tính bảo mật của thông tin bảng lương, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào chúng.
Trách nhiệm
Bộ phận biên chế có trách nhiệm quản lý luồng công việc biên chế để đảm bảo xử lý bảng lương hiệu quả và kịp thời. Nó thiết lập lịch trình biên chế và thời hạn nộp các tài liệu bảng lương. Nhân viên biên chế phân công và kiểm soát truy cập thông tin trong hệ thống bảng lương. Họ nhập thông tin vào hệ thống và thực hiện thay đổi theo yêu cầu. Người quản lý phải đảm bảo rằng các tài liệu bảng lương yêu cầu được hoàn thành và chuyển tiếp trong các dòng thời gian đã đặt. Nhân viên có trách nhiệm xem xét các khoản thanh toán và các khoản khấu trừ, và tư vấn cho bộ phận biên chế của bất kỳ sự khác biệt nào. Họ cũng nên giữ thông tin cập nhật.
