Bất cứ ai điều hành một doanh nghiệp đều phải đối mặt với thách thức đảm bảo rằng nhân viên thực hiện đúng các bước để hoàn thành công việc. Điều này đặc biệt áp dụng cho các công ty sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, các cơ quan chính phủ phải thực thi các quy định và tổ chức như bệnh viện được giao phó sức khỏe của bệnh nhân. Làm thế nào để những mối quan tâm này đi về việc đảm bảo rằng nhân viên làm theo các bước đúng? Họ viết các quy trình chất lượng xác định vai trò của mỗi nhân viên trong việc cải thiện hiệu suất tổng thể.
Bắt đầu bằng cách hiểu sự khác biệt giữa chất lượng bên trong và bên ngoài. Chất lượng nội bộ đề cập đến một công ty mà bạn cố gắng cải thiện hoạt động bên trong của mình, chẳng hạn như cải thiện hiệu suất quản lý và nhân viên. Chất lượng bên ngoài đề cập đến một nỗ lực của công ty để duy trì mức độ hài lòng cao của khách hàng.
Tập trung vào các thủ tục bằng văn bản để cải thiện chất lượng nội bộ. Nhấn mạnh rằng tất cả mọi người trong công ty, từ nhân viên hỗ trợ đến quản lý cấp cao, nên tham gia. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn thể hiện sự quan tâm thực sự đối với nhân viên, các phản ứng của họ đối với các thủ tục mới, bạn có thể sẽ truyền cảm hứng cho sự tham gia của nhân viên, điều này sẽ thúc đẩy tinh thần.
Hãy tham khảo ý kiến từ Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), nơi đã xuất bản các hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng để sử dụng bởi các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ. Theo Praxiom Research Group Limited, chuyên giải thích các tiêu chuẩn ISO cho công chúng, ISO 9004 gợi ý rằng các công ty tạo ra một môi trường văn hóa xã hội hỗ trợ cải thiện. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý phải tôn trọng nhân viên hỗ trợ để có được sự tôn trọng, công ty phải tôn trọng chia sẻ thông tin công ty với nhân viên và người giám sát có thể khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn bằng cách nêu gương đúng.
Phát triển một hệ thống để đo lường sự cải thiện trong quy trình chất lượng. Một lần nữa, ISO 9004 khuyến nghị các công ty nên học cách đo lường sự hài lòng của khách hàng và nhân viên Phát triển chuyên nghiệp, các thành phần chính của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.
Hãy xem xét các đề xuất của GMP, một công ty hàng đầu thế giới về thực hành sản xuất tốt, cho các công ty đang tìm cách viết các quy trình chất lượng. GMP đề nghị các nhà quản lý hiểu từng công việc trước khi viết thủ tục cho nó. Họ nên liệt kê các bước chính mà nhân viên phải tuân theo khi thực hiện các công việc cụ thể của họ.
Viết các thủ tục chất lượng bằng ngôn ngữ hàng ngày. Theo tiêu chuẩn GMP, bạn có thể tăng khả năng đọc của quy trình bằng cách sử dụng các câu ngắn, đơn giản.
Tìm hiểu làm thế nào để đóng gói các thủ tục để nhân viên sẽ chú ý đến họ. Ví dụ, GMP đề nghị bạn thực hiện các bước bổ sung để thiết kế các trang bắt mắt, bảng nội dung, chỉ mục và hình ảnh hấp dẫn.
Sử dụng hình ảnh trong hướng dẫn thủ tục chất lượng của bạn hoặc hướng dẫn. Hình ảnh không chỉ có thể làm cho hướng dẫn của bạn dễ hiểu hơn mà còn có thể được sử dụng để nhấn mạnh những điểm quan trọng hoặc khơi dậy sự quan tâm của nhân viên.
