Bạn có thể không gặp khó khăn khi tưởng tượng kịch bản này: Bạn nhận được lời mời tham dự một hội nghị uy tín, tại đó bạn sẽ có nhiều cơ hội để kết nối và mở rộng công việc kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, bây giờ bạn phải đối mặt với rào cản thuyết phục sếp cho phép bạn tham dự. Chi phí biện minh có thể gây ra những tiếng rên rỉ u ám, nhưng tổ chức và chuẩn bị sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Soạn thảo một lập luận thuyết phục thuyết phục cấp trên của bạn về sự cần thiết của chi phí trong câu hỏi. Thuyết phục sếp của bạn rằng bạn cần phải chi số tiền này cho đối tượng hoặc dịch vụ cụ thể này. Chứng minh rằng chi phí này sẽ dẫn đến lợi tức đầu tư cao. Trình bày càng nhiều tài liệu hỗ trợ càng tốt để có được quan điểm của bạn.
Tính toán chi phí chính xác của chi phí này và trình bày số tiền cho sếp của bạn. Tính toán của bạn sẽ giúp tâm trí họ thoải mái, chứng tỏ rằng bạn đã xem xét điều này đầy đủ và không có kế hoạch lãng phí tiền bạc. Việc trình bày chi phí dự kiến của chi phí cũng có thể làm giảm bớt nỗi sợ rằng kế hoạch chi tiêu sẽ bị xúc phạm. Nếu bạn cũng có thể xác định chi phí của việc không chi tiền cho vật phẩm hoặc dịch vụ, hãy tạo ra những số liệu này để lái xe về nhà.
Điền vào tất cả các hình thức chi phí theo hướng dẫn. Hầu hết các tổ chức có một hệ thống chính thức để gửi biện minh chi phí. Bộ phận kế toán có thể sẽ yêu cầu bạn hoàn thành một mẫu đơn chứng minh chi phí mua hàng. Hãy nhớ đừng bỏ qua bất kỳ trường nào trên tài liệu, vì quên bao gồm một chi tiết có thể gây ra vấn đề cho bạn sau này.
Gửi tài liệu của tất cả mọi thứ liên quan đến chi phí. Các nhà quản lý muốn xem chính xác tiền đi đâu; bằng cách cung cấp một dấu vết giấy, bạn sẽ giúp họ hiểu lý do tại sao bạn cần mua mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể này. Bao gồm mọi hóa đơn hoặc tài liệu liên quan đến chi phí để không ai có thể buộc tội bạn chiếm dụng.
