Kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng đều quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Như tên gọi của nó, đảm bảo chất lượng, hoặc QA, được thiết kế để duy trì mức chất lượng mong muốn trong một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó cũng cho phép các tổ chức xây dựng rõ ràng mục tiêu của họ, xác định điểm mạnh và điểm yếu trong công việc, đánh giá hiệu suất của họ và thực hiện các bước cần thiết để mang lại kết quả tốt hơn. Thực hành này có thể giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém và giảm thiểu rủi ro.
Vai trò của Đảm bảo Chất lượng
Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, đều phải tuân theo các thủ tục cụ thể và đảm bảo rằng các dự án của mình được quản lý hiệu quả. Giả sử bạn đang có kế hoạch ra mắt một sản phẩm mới. Bạn không thể đơn giản tạo ra sản phẩm và đặt nó lên kệ của cửa hàng.
Đầu tiên, điều quan trọng là đảm bảo nó đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nhất định và cung cấp giá trị cho người dùng cuối. Đó là lý do tại sao bạn cần một kế hoạch đảm bảo chất lượng, hoặc QAP. Vai trò của nó là đảm bảo chất lượng sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành. Đồng thời, nó giúp giảm thiểu lỗi và xác định các lĩnh vực cải tiến.
Quy trình lập kế hoạch QA đã khắc phục mọi khía cạnh của phát triển sản phẩm hoặc dự án, từ hiệu suất tổng thể đến việc duy trì các chức năng cơ bản. Cấu trúc của nó phụ thuộc vào yêu cầu của tổ chức. Ví dụ, các công ty mới thành lập hoặc công ty nhỏ có thể sử dụng một kế hoạch đảm bảo chất lượng để tăng tốc độ tăng trưởng của họ và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Tài liệu QAP phải bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm chất lượng rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm, các mốc, quy trình, đánh giá dữ liệu dự án, phương thức xác thực và xác minh, hành động phản hồi và hơn thế nữa. Quy trình lập kế hoạch QA sẽ khác nhau từ một tổ chức tiếp theo. Thực hiện theo các bước sau để tạo một kế hoạch đảm bảo chất lượng.
Xác định mục tiêu chất lượng
Bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu chất lượng cho dự án của bạn. Mô tả từng mục tiêu trong các điều khoản có thể đo lường được. Xem xét bất kỳ quy định liên bang và tiểu bang có thể áp dụng. Viết mọi thứ xuống trong tài liệu QAP.
Mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn. Sử dụng công thức SMART (cụ thể, đo lường được, phù hợp, thực tế và kịp thời) để xác định rõ mục tiêu của bạn. Xác định có bao nhiêu khuyết điểm được chấp nhận và tìm cách khắc phục chúng trong thời gian dài hơn. Ngoài ra, hãy đảm bảo mục tiêu chất lượng của công ty bạn phù hợp với mong đợi của khách hàng.
Gán vai trò và trách nhiệm
Nhìn chung, các tổ chức lớn có đội đảm bảo chất lượng riêng. Mặt khác, các doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài nhiệm vụ này hoặc giao vai trò và trách nhiệm cụ thể cho nhân viên của họ.
Nếu bạn là một công ty mới thành lập hoặc một công ty nhỏ, hãy xem xét đào tạo nhân viên của bạn về đảm bảo chất lượng. Chỉ định cho họ các nhiệm vụ cụ thể dựa trên kỹ năng của họ. Một nhóm QA tốt sẽ có thể phát hiện và khắc phục các sự cố tiềm ẩn trong giai đoạn đầu, ngăn ngừa các lỗi trong sản phẩm được sản xuất và giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Là người quản lý, bạn có trách nhiệm thiết lập các quy trình và quy tắc cho mọi người tuân theo và đảm bảo các yêu cầu cho từng dự án được đặt ra rõ ràng. Bạn cũng cần liên tục khuyến khích nhóm của bạn, theo dõi hiệu suất của nó và cung cấp phản hồi có ý nghĩa. Xem xét các kịch bản khác nhau có thể xảy ra và xác định một bộ quy trình sẽ được thực hiện bởi mỗi bộ phận.
Thực hiện kế hoạch đảm bảo chất lượng
Quyết định những công cụ và tài nguyên nào sẽ cần thiết thông qua quy trình lập kế hoạch QA. Ngoài ra, hãy đảm bảo kế hoạch đảm bảo chất lượng của bạn phù hợp với kế hoạch đo lường, kế hoạch tài liệu, kế hoạch quản lý rủi ro và các quy trình hỗ trợ khác của công ty. Mọi người trong tổ chức của bạn nên ở cùng một trang.
Tài liệu QAP sẽ cung cấp các hướng dẫn rõ ràng về cách triển khai quy trình lập kế hoạch QA và sẽ mô tả cách nó phù hợp với nhiệm vụ của công ty. Nó phải dễ hiểu và bao gồm từng bước của quy trình. Xem lại sau mỗi vài tháng và thực hiện bất kỳ thay đổi nào có thể cần thiết. Bao gồm các loại đánh giá kiểm soát khác nhau, chẳng hạn như đánh giá tài liệu, đánh giá có thể phân phối, đánh giá ngang hàng và hơn thế nữa.
Đo lường kết quả
Cuối cùng, đánh giá tiến độ và cải tiến do các thủ tục mang lại và sau đó điều chỉnh kế hoạch đảm bảo chất lượng cho phù hợp. Hãy ghi nhớ các mục tiêu ban đầu và xác định xem các mục tiêu này có được đáp ứng hay không. Truyền đạt kết quả cho nhóm của bạn và thưởng cho những nỗ lực của họ. Cập nhật tài liệu QAP với các hướng dẫn và chính sách mới nếu cần thiết.
Chuẩn bị một kế hoạch đảm bảo chất lượng là một nỗ lực của nhóm. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là thu hút mọi người tham gia. Mỗi bộ phận trong tổ chức của bạn, từ tiếp thị và bán hàng đến dịch vụ khách hàng, đều đóng một vai trò trong quy trình này. Khi được thực hiện đúng, lập kế hoạch QA có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tăng sự tin tưởng của khách hàng và tăng hiệu suất và hiệu quả của công ty bạn.
