Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh để thông báo và tác động đến hành vi. Các kênh liên lạc đề cập đến phương tiện bạn sử dụng để gửi tin nhắn, chẳng hạn như điện thoại hoặc email. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi phải chọn một kênh liên lạc phù hợp để gửi tin nhắn của bạn.
Lịch sử
Theo Bách khoa toàn thư về kinh doanh (chủ biên 2), cho đến những năm 1960, niềm tin là hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc trực tiếp vào lựa chọn từ được sử dụng trong thông điệp. Tuy nhiên, vào những năm 1960, học giả Marshall McLuhan cho rằng phương tiện truyền thông cũng ảnh hưởng đến hiệu quả. Các lý thuyết truyền thông của McLuhan, giống như lý thuyết mở rộng kênh, đã hoạt động để hỗ trợ cho đề xuất mang tính cách mạng của ông.
Các loại
Các kênh liên lạc được sử dụng cho giao tiếp kinh doanh khác nhau, nhưng có thể bao gồm các trang web, thư, email, cuộc trò chuyện qua điện thoại, hội nghị truyền hình và các cuộc gặp mặt trực tiếp. Giao tiếp hiệu quả phụ thuộc vào việc chọn kênh liên lạc phù hợp cho tin nhắn của bạn. Các yếu tố cần xem xét khi chọn phương tiện liên lạc bao gồm nhu cầu phản hồi và mục đích của thông điệp của bạn. Ví dụ, bạn cần xác định xem giao tiếp là một phần của thói quen thông thường hay nhu cầu đặc biệt.
Hiệu quả
Hiệu quả của các kênh truyền thông có thể được đánh giá dựa trên mức độ phong phú và cơ hội phản hồi. Sự phong phú đề cập đến độ sâu của thông điệp của bạn. Chẳng hạn, bách khoa toàn thư về kinh doanh gọi giao tiếp mặt đối mặt là phương tiện giao tiếp phong phú nhất. Các cuộc gặp mặt trực tiếp cho phép người nghe nghe tin nhắn của bạn, cũng như cảm nhận giọng nói của bạn và xem biểu cảm khuôn mặt của bạn để xác định ý nghĩa của tin nhắn của bạn. Giao tiếp mặt đối mặt cũng cho phép phản hồi tức thì, không giống như các phương tiện liên lạc như thư và email.
Cân nhắc
Email hoạt động tốt cho giao tiếp kinh doanh hàng ngày vì nó nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên, email thiếu sự phong phú, với một vài tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ và không có cơ hội phản hồi tức thì. Bách khoa toàn thư về kinh doanh khuyên bạn nên sử dụng các chữ cái để truyền đạt các thông điệp đặc biệt, chẳng hạn như tuyển dụng công việc hoặc thông báo cho ai đó về danh dự. Hội nghị truyền hình hoạt động tốt để tránh chi phí đi lại đắt đỏ, cũng như phục vụ cho các nhu cầu trước mắt, chẳng hạn như một cuộc họp khẩn cấp.
Cảnh báo
Chọn kênh truyền thông sai có thể gây ra trở ngại giao tiếp bao gồm quá tải thông tin và phản hồi không đầy đủ. Quá tải thông tin xảy ra khi bạn nhận được thông tin nhanh hơn bạn có thể xử lý. Ví dụ, việc nhận quá nhiều email làm loãng ý nghĩa của các email Tin nhắn. Sự pha loãng của tin nhắn có thể dẫn đến tin nhắn bị mất. Chọn một phương thức giao tiếp cung cấp cơ hội thích hợp cho phản hồi chứng tỏ điều quan trọng, vì Biz Ed, một nguồn tài nguyên của Vương quốc Anh cho nghiên cứu kinh doanh, lưu ý giao tiếp không hoàn thành cho đến khi bạn nhận được phản hồi từ người nghe.
