Ngày nay, nhiều doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đã thay thế tài khoản chi phí bằng các kế hoạch hoàn trả. Kế hoạch hoàn trả này ngăn cản nhân viên sử dụng tài khoản chi phí của công ty hoặc nhà nước vì những lý do khác ngoài chi tiêu được phê duyệt. Tuy nhiên, bạn có thể thấy khó theo dõi các mục trên biên lai; đôi khi chi phí cá nhân trở nên lẫn lộn với chi phí kinh doanh và bạn có trách nhiệm báo cáo vấn đề và chỉ chấp nhận khoản bồi hoàn mà bạn đang nợ cho doanh nghiệp chính thức. Khi điều này xảy ra, bạn sẽ được yêu cầu viết một lá thư để giải thích các khoản thu và để làm rõ những chi phí nào cần được hoàn trả.
Bắt đầu thư bằng cách gõ ngày. Bỏ qua một dòng và nhập tên và tiêu đề của người liên hệ, tên công ty và địa chỉ công ty trên các dòng riêng biệt. Bỏ qua một không gian dòng khác và gõ "Dear Ms/Mr. (Họ)" theo sau là dấu hai chấm.
Xác định chính mình và giải thích mục đích cho bức thư của bạn ngay lập tức. Ví dụ: "Tên tôi là Jill Harrison từ Phòng Kế toán và tôi viết thư để giải thích các khoản thu của tôi từ chuyến đi liên quan đến kinh doanh gần đây của tôi đến Akron để làm rõ những khoản nào tôi nên được hoàn trả và đó là những chi phí cá nhân không yêu cầu hoàn trả."
Chi tiết các chi phí cần được hoàn trả trong một danh sách được đánh số, và tham khảo biên lai thích hợp và ngày nhận để hỗ trợ người xử lý hoàn trả. Nếu tổ chức của bạn hoạt động trên cơ sở mỗi diem, trên đó bạn chỉ được phân bổ một số tiền cụ thể cho thực phẩm, nhà ở hoặc các mặt hàng khác mỗi ngày, hãy chia nhỏ chi phí mỗi ngày để bộ xử lý có thể xem bạn có ở dưới số tiền trên mỗi diem không.
Liệt kê các chi phí xuất hiện trên các biên lai là chi phí cá nhân của bạn. Bạn không cần phải giải thích những thứ này là gì, chỉ cần nói rằng đó là khoản phí cá nhân của bạn. Cung cấp tổng cộng các chi phí là tốt. Doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn cũng có thể yêu cầu bạn loại bỏ các khoản phí thuế liên quan đến các mục cá nhân này khỏi số tiền bồi hoàn.
Cung cấp tổng số vào cuối của những gì bạn nên được hoàn trả, cùng với tổng số những gì bạn đang từ chối hoàn trả cho. Hai số này sẽ cộng tổng số tiền trên tổng biên lai. Đưa ra số tiền mà bạn đang yêu cầu hoàn trả và số tiền mà bạn đang từ chối hoàn trả; thường các tổ chức yêu cầu bạn đặt những tuyên bố này bằng ngôn ngữ rõ ràng vì lý do pháp lý.
Cảm ơn bộ xử lý đã dành thời gian của mình và xin lỗi vì sự bất tiện khi phải sắp xếp qua các biên lai. Cung cấp số điện thoại công việc và địa chỉ email của bạn trong trường hợp anh ấy hoặc cô ấy có bất kỳ câu hỏi nào về các khoản phí trên biên lai.
Đóng thư bằng cách gõ "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. Nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. In chữ cái trên tiêu đề thư của công ty và ký tên của bạn trên tên đã gõ. Tạo một bản sao của cả thư và biên lai và giữ chúng cho hồ sơ của bạn. Gửi thư cho người liên lạc sẽ xử lý hoàn trả.
