Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, có những lúc bạn phải nói không với khách hàng, nhà cung cấp hoặc cộng tác viên. Làm điều đó một cách chuyên nghiệp có thể giúp giữ lại một mối quan hệ tốt.
Trình bày thư chuyên nghiệp
Soạn thư của bạn trên tiêu đề thư của công ty hoặc văn phòng phẩm và gửi thư từ người thích hợp nhất trong tổ chức của bạn. Nếu có một số đơn khiếu nại của khách hàng, số đơn đặt hàng hoặc tài khoản để tham khảo, hãy đưa số đó vào thư của bạn.
Nói rõ trường hợp của bạn
Dẫn đầu với một lưu ý tích cực, chẳng hạn như cảm ơn khách hàng về yêu cầu của mình, sau đó đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ, cảm ơn bạn vì sự bảo trợ của bạn và thư gần đây của bạn về tình trạng bảo hành trên máy quay video XYZ kiểu máy của bạn. Sau khi nghiên cứu sâu rộng, chúng tôi thấy rằng chúng tôi không thể tôn trọng bảo hành trên máy quay video của bạn theo yêu cầu.
Sao lưu lý do của bạn
Đưa ra một lý do cụ thể cho lý do tại sao bạn từ chối yêu cầu của khách hàng. Ví dụ, trích dẫn chính sách của công ty, xem xét các điểm nổi bật của vụ kiện hoặc tóm tắt những gì đằng sau quyết định của bạn. Bao gồm các tệp đính kèm nếu cần thiết, chẳng hạn như bản sao hợp đồng, bảo hành hoặc giấy tờ khác hỗ trợ vị trí của bạn. Ví dụ, như bạn sẽ thấy trong hợp đồng bảo hành đính kèm, chính sách đầy đủ dịch vụ này đã có hiệu lực trong 12 tháng đầu tiên sở hữu. Theo hồ sơ của chúng tôi, bạn đã mua máy ảnh của mình ba năm trước, khiến cho yêu cầu bồi thường ngày nay không có cơ sở.
Cung cấp một thỏa hiệp
Trong một số trường hợp, không có chỗ cho sự thỏa hiệp hoặc mở rộng chi nhánh ô liu, nhưng nếu bạn muốn giữ cho doanh nghiệp khách hàng xuống đường, hãy đưa ra một số nhượng bộ để giúp làm dịu cú đánh. Ví dụ, chúng tôi muốn giảm giá 25% cho bạn khi mua máy quay video mới, hay hoặc, kèm theo, vui lòng tìm một thẻ quà tặng $ 50 có thể đổi được cho bất kỳ giao dịch mua hàng điện tử nào trong cửa hàng của chúng tôi.
Các loại từ chối khác
Trong quá trình điều hành doanh nghiệp của bạn, bạn có thể phải từ chối các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp, từ chối yêu cầu của nhân viên về thời gian nghỉ phép hoặc viết thư từ chuyên nghiệp cho các đối tác kinh doanh khác. Thực hiện theo các hướng dẫn chung tương tự được mô tả ở trên, điều chỉnh thư phù hợp với tình huống cụ thể.
Lời khuyên
-
Từ chối hợp đồng: Cảm ơn bạn đã có cơ hội gia hạn hợp đồng của chúng tôi với Loại bỏ từ chối ABC. Do mức tăng phí gần đây của bạn, chúng tôi đã chọn sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp khác.
Yêu cầu nhân viên: Yêu cầu của bạn về thời gian nghỉ trong tuần cuối cùng của tháng 12 bị từ chối, vì tuần này bị bôi đen cho tất cả nhân viên do hàng tồn kho cuối năm.
Lời mời đồng nghiệp: Cảm ơn vì lời mời phục vụ trong ban giám đốc của bạn. Thật không may, tôi có một số cam kết nghề nghiệp trước đó ngăn cản tôi đảm nhận bất kỳ vai trò mới nào tại thời điểm này.
Quấn nó lên
Kết luận thư của bạn với một biểu hiện của lòng biết ơn đối với mối quan hệ hiện có kèm theo lời mời để thảo luận thêm về vấn đề nếu cần thiết. Ví dụ, cảm ơn bạn vì doanh nghiệp của bạn.Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn thảo luận thêm về vấn đề này, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi.
