Nếu bạn thấy mình mất hàng giờ để tìm kiếm một tài liệu hoặc tập tin nhất định, có lẽ đã đến lúc đại tu hệ thống tổ chức của văn phòng bạn. Nếu bạn có nhiều tệp và thư mục, có thể mất một chút thời gian để duyệt và sắp xếp tất cả chúng. Tuy nhiên, cuối cùng nó sẽ rất xứng đáng, bởi vì bạn sẽ biết chính xác nơi để tìm thấy mọi thứ. Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi giải quyết toàn bộ văn phòng cùng một lúc, hãy thử đi qua chỉ một khu vực mỗi ngày cho đến khi bạn hoàn thành.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hộp thư đến / hộp thư đi
-
Các tập tin
-
Thư mục
-
Nhãn
-
Tủ hồ sơ / hộp hồ sơ
Đặt một hộp thư đến và hộp thư đi trên một góc bàn của bạn. Giữ tất cả các hóa đơn gửi đi, thông báo và các mặt hàng khác sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc phân phối trong hộp thư đi. Gửi các mặt hàng này hàng ngày. Đặt các tệp đến, tài liệu và thư đến trong hộp thư đến. Ngoài ra, hàng ngày hành động hoặc nộp các mục này; do đó, chúng sẽ không trở nên lộn xộn.
Tạo danh mục cho các tập tin và thư mục của bạn. Chúng sẽ thay đổi, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn. Một số danh mục có thể có nhãn rõ ràng, như khách hàng, thông tin thuế, nhà cung cấp và các dự án sắp tới. Tập trung vào phân loại tất cả các tài liệu của bạn thành các loại lớn.
Chia các loại lớn thành các loại nhỏ hơn, nếu có. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn có khách hàng, hãy tạo một thư mục cho mỗi khách hàng. Nếu tài liệu của khách hàng quá nhiều để phù hợp với một thư mục, hãy chia nhỏ danh mục này hơn nữa. Tách tập tin của khách hàng vào các thư mục khác nhau cho các loại tài liệu khác nhau.
Dán nhãn tất cả các tập tin của bạn. Tiền CNN khuyên bạn nên dán nhãn các tệp theo cách bạn có thể sẽ tìm kiếm chúng. Ví dụ, thay vì dán nhãn cho một tập tin tối nghĩa, Mẫu 27G-28A, nhãn hiệu đó là Hóa đơn Hóa đơn hoặc một danh mục áp dụng tương tự. Điều này tạo điều kiện cho việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng.
Đặt tất cả các tài liệu của bạn trong một tủ hồ sơ, hộp hồ sơ hoặc thùng chứa tương tự. Nếu bạn có nhiều tệp, hãy giữ những tệp bạn sử dụng thường xuyên nhất bên cạnh bàn của bạn. Nếu bạn hết không gian văn phòng, hãy giữ các tệp bạn chỉ có thể sử dụng một lần mỗi năm trong một ngăn lưu trữ riêng biệt hoặc trong một phòng khác hoàn toàn.
Giữ một đống tài liệu riêng được chỉ định cho thùng rác khi bạn sắp xếp các tệp của mình. Việc băm nhỏ kịp thời các tài liệu cũ và không liên quan là chìa khóa để duy trì một văn phòng có tổ chức. Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có thể loại bỏ tài liệu hay không, chỉ định một thư mục cho thùng rác có thể và giữ tài liệu được gửi ở đó cho đến khi bạn có thể hủy bỏ.
