Là một đại lý bảo hiểm, bạn sẽ phải từ chối một số yêu cầu nhất định. Khi bạn từ chối một yêu cầu, bạn phải gửi cho khách hàng một lá thư nêu chi tiết lý do của bạn để từ chối nó. Điều này có thể khó xử, nhưng nó là một phần công việc của bạn. Giữ thư của bạn chuyên nghiệp và súc tích để làm cho sự tương tác càng đơn giản càng tốt cho bạn và khách hàng.
Lời khuyên
-
Hãy chắc chắn bao gồm các chi tiết cụ thể về việc từ chối hoặc khách hàng có thể kiện nhà cung cấp bảo hiểm về các thiệt hại thông qua yêu cầu bảo hiểm đức tin xấu.
Một số lý do để từ chối yêu cầu bồi thường của khách hàng là gì?
Một số lý do phổ biến để từ chối yêu cầu bảo hiểm là:
- Thiệt hại không phải là phạm vi bảo hiểm của chính sách khách hàng.
- Khách hàng đã trả tiền bảo hiểm cho cô ấy.
- Không có đủ bằng chứng để hỗ trợ cho yêu cầu này.
- Yêu cầu bồi thường đã được nộp đúng hạn.
- Các khách hàng đã cung cấp thông tin không chính xác.
Danh sách này không đầy đủ và có thể có những lý do khác để từ chối yêu cầu này. Điểm quan trọng là nêu rõ những lý do đó. Nếu khách hàng không hài lòng với những lý do bạn cung cấp, anh ta có thể có quyền khiếu nại.
Điều gì nên có trong Thư từ chối yêu cầu của bạn?
Thư từ chối của bạn nên bao gồm:
- Tên, vị trí và công ty của bạn.
- Ngày yêu cầu được nộp.
- Ngày từ chối của bạn.
- Lý do từ chối.
- Số chính sách của khách hàng.
- Số yêu cầu.
Tham khảo hướng dẫn và mẫu của công ty của bạn về các mẫu thư từ chối trong ngành của bạn để xem liệu có bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn cần đưa vào thư của mình không. Ví dụ: bạn có thể được yêu cầu tham khảo luật bảo hiểm xe hơi không có lỗi của tiểu bang nếu bạn sống ở một trong những tiểu bang yêu cầu nạn nhân tai nạn xe hơi nộp đơn yêu cầu bảo vệ thương tích cá nhân (PIP).
Làm thế nào để bạn định dạng một lá thư từ chối yêu cầu?
Thư từ chối yêu cầu của bạn nên được định dạng như bất kỳ giao tiếp kinh doanh khác. Dưới đây là một mẫu mẫu để làm theo:
Công ty của bạn Số điện thoại của bạn địa chỉ email của bạn
Tên khách hàng và thông tin liên hệ, được định dạng giống như cách bạn định dạng tên và thông tin liên hệ ở trên.
RE: Khiếu nại từ chối NGÀY: Ngày dương lịch của thư của bạn
Kính gửi (Tên khách hàng)
Thân thư
Trân trọng,
Tên của bạn
Nêu số lượng bao vây trong ngoặc đơn ở đây.
Làm thế nào để bạn viết cơ thể của bức thư?
Trong đoạn đầu tiên, hãy nói rằng bức thư đó là để đáp lại yêu cầu của khách hàng. Đặt tên cho số yêu cầu và số chính sách của khách hàng cũng như ngày yêu cầu được đưa ra. Cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về bản chất của yêu cầu bồi thường. Trong đoạn thứ hai, hãy nêu chi tiết các bước điều tra khiếu nại của công ty bạn. Trong đoạn tiếp theo, một cách lịch sự nhưng rõ ràng rằng công ty đang từ chối yêu cầu bồi thường của khách hàng dựa trên những phát hiện của họ thông qua cuộc điều tra.
Đoạn kết luận của bạn nên cung cấp hướng dẫn để khách hàng liên hệ với bạn nếu anh ta có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét bổ sung nào về khiếu nại hoặc từ chối. Cảm ơn khách hàng cho yêu cầu và doanh nghiệp của mình. Nói rằng mặc dù bạn phải từ chối yêu cầu cụ thể này, bạn hy vọng sẽ tiếp tục mối quan hệ chuyên nghiệp với khách hàng trong tương lai. Nếu bạn có bất kỳ thùng hàng, lưu ý chúng ở đây.
