Bạn có thể cung cấp tin tức xấu cho nhân viên, khách hàng hoặc quản lý thông qua nhiều phương pháp. Nhiều người thích có những thông điệp tiêu cực được gửi thẳng thắn và trực tiếp. Những người khác thích một cách tiếp cận tinh tế hơn, văng tin nhắn bằng ngôn ngữ ít gây khó chịu nhất. Dù bằng cách nào, bạn phải cung cấp tin tức rất có thể là không mong muốn và không mong muốn một cách rõ ràng, súc tích.
Duy trì mối quan hệ
Chỉ vì bạn có thông tin không mong muốn để chuyển tiếp, không có nghĩa là bạn phải làm hỏng mối quan hệ với bên nhận. Cho dù bạn đang sa thải nhân viên, từ chối yêu cầu quyên góp hoặc từ chối bồi hoàn du lịch, hãy nhớ rằng tình hình có thể thay đổi trong tương lai và quyết định của bạn có thể bị đảo ngược. Thêm phần bổ sung vào bản ghi nhớ, chẳng hạn như cho nhân viên biết bạn đã đánh giá cao những đóng góp của họ như thế nào. Giải thích cho những người gây quỹ rằng hiện tại ngân sách của bạn không cho phép một số khoản chi tiêu nhất định. Việc bổ sung sẽ làm dịu cú đánh và giữ cho các đường dây liên lạc cho các mối quan hệ có thể trong tương lai.
Tin nhắn khung với ngôn ngữ tích cực
Những từ bạn chọn trong bản ghi nhớ sẽ giúp duy trì phản hồi tích cực, mặc dù bạn đang gửi một thông điệp tiêu cực. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu thêm thông tin để xử lý yêu cầu tiền tệ thay vì viết rằng thông tin được cung cấp không được chấp nhận. Nói với nhân viên những gì họ có thể làm thay vì những gì họ có thể làm. Ví dụ: viết Hãy vui lòng mặc trang phục công sở vào thứ Sáu, thay vì không mặc quần jean vào thứ Sáu thông thường. Hãy gửi một ghi chú cho khách hàng của bạn nói rằng bạn có thể nhận hàng vào Thứ Hai, thay vì đặt hàng Sẽ không sẵn sàng cho đến thứ Hai tuần sau.
Ngăn chặn hậu quả pháp lý
Bản ghi nhớ của công ty thường thực hiện theo cách của họ bên ngoài bức tường kinh doanh của bạn và vào tay các phương tiện truyền thông hoặc các bên khác. Tránh sử dụng bất kỳ ngôn ngữ gợi ý về thực hành bất hợp pháp hoặc phân biệt đối xử. Ví dụ, thay vì viết ra, kế toán của chúng tôi rời khỏi công ty vì anh ấy đã mắc nhiều lỗi trong các báo cáo cuối năm, vì viết thư sau nhiều năm phục vụ, kế toán của chúng tôi chuyển sang các cơ hội khác. lan truyền có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn. Một thông điệp tiêu cực không rõ ràng là do hành vi sai trái, một số nhân viên tài chính nhất định rời đi. Một bản ghi nhớ tốt hơn đọc chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng các nhân viên tài chính mới được thiết lập để thay thế các thành viên của bộ phận kế toán.
Đệm tin xấu
Ghi nhớ tiêu cực thường dẫn đến cảm giác tổn thương và phản ứng tức giận. Bạn có thể giảm bớt hoặc ít nhất là giảm số lượng rơi ra từ tin xấu khi bạn đệm nó với tin tốt. Ví dụ: bắt đầu một bản ghi nhớ tiêu cực với bạn, bạn sẽ đánh giá cao số lượng lợi ích bổ sung được bao gồm trong chính sách bảo hiểm của bạn khi bạn phải tăng mức giá bảo hiểm. Giữ bộ đệm liên quan đến thông báo, tuy nhiên, để duy trì sự rõ ràng. Nói cách khác, don Nói rằng, sàn đậu xe mới sẽ mở vào tuần tới khi bạn đang gửi tin nhắn về việc cắt giảm lợi ích.
