Thanh toán cho khách hàng và khách hàng không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nếu hóa đơn hóa ra quá cao hoặc quá thấp, công ty có thể phát hành một bản ghi nhớ ghi nợ hoặc tín dụng để sửa nó. Các ngân hàng sử dụng bản ghi nhớ để điều chỉnh các tài khoản kiểm tra kinh doanh. Công ty ở phần cuối của bản ghi nhớ có thể sử dụng nó để theo dõi số tiền cần điều chỉnh sổ tài khoản của mình.
Hóa đơn: Tín dụng ghi nợ
Giả sử bạn gọi một thợ sửa ống nước đến doanh nghiệp của bạn và đặt họ làm việc trên phòng tắm. Thợ sửa ống nước viết hóa đơn, nhưng có tính toán sai. Công ty có thể phát hành một bản ghi nhớ ghi nợ nếu họ thanh toán dưới mức cho bạn hoặc một bản ghi nhớ tín dụng nếu họ trả quá nhiều. Nó cũng có thể phát hành một hóa đơn sửa đổi nêu tổng số chính xác.
Bản ghi nhớ cần giải thích tại sao hóa đơn phải được điều chỉnh. Ví dụ: một bản ghi nhớ tín dụng từ một nhà cung cấp có thể nói rằng hóa đơn của bạn đã được điều chỉnh vì bạn đã trả lại một số vật tư bạn đã đặt hàng. Nếu bạn đã thanh toán trước khi nhận được bản ghi nhớ tín dụng, bạn có thể yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc sử dụng nó để được giảm giá cho đơn hàng tiếp theo.
Nếu bạn chưa thanh toán hóa đơn, bạn ghi lại ghi nhớ bằng cách điều chỉnh các tài khoản phải trả. Người bán cũng ghi nhận nó như là một điều chỉnh cho các khoản phải thu.
Bản ghi nhớ và ngân hàng
Các ngân hàng cũng sử dụng các bản ghi nhớ tín dụng và ghi nợ, như các mục trên báo cáo ngân hàng kinh doanh. Bạn có thể phát hiện một bản ghi nhớ ghi nợ nếu ngân hàng phải ghi nợ tài khoản của bạn cho các khoản phí như không đủ tiền, phí dịch vụ hoặc chi phí in séc. Bạn có thể nhận được một bản ghi nhớ tín dụng cho tiền lãi kiếm được trên tài khoản.
Bạn phải bao gồm số tiền từ ghi nhớ ghi nợ và tín dụng trong hồ sơ tài chính của bạn. Bạn làm điều này bất cứ khi nào bạn đối chiếu sách của bạn với bảng sao kê ngân hàng của bạn. Trên bảng cân đối kế toán của bạn, một bản ghi nhớ sẽ tăng hoặc thu hẹp tài khoản tiền mặt của bạn, cũng như ảnh hưởng đến những người khác như chi phí linh tinh hoặc tiền lãi kiếm được, tùy thuộc vào việc tài khoản tăng hay giảm.
Bản ghi nhớ nội bộ
Đôi khi một bản ghi nhớ ghi nợ hoặc tín dụng hữu ích cho các hoạt động nội bộ của riêng bạn. Các công ty phát hành các bản ghi nhớ tín dụng và ghi nợ khi họ đang xóa một số dư nhỏ trong tài khoản. Giả sử khách hàng của bạn đã trả 5 đô la cho đơn hàng cuối cùng của mình. Bạn gửi lại cho anh ta một khoản hoàn lại, sau đó bạn điều chỉnh tài khoản của mình để phản ánh khoản lỗ $ 5.Một bản ghi nhớ ủy quyền cho kế toán của bạn thực hiện thay đổi tài khoản của mình.
