Giao tiếp hiệu quả với nhân viên là một trong những thách thức của việc trở thành người quản lý. Không giống như một cuộc trò chuyện cá nhân, trong đó tin nhắn có thể được điều chỉnh cho người nhận nó, khi bạn nói chuyện với toàn bộ nhân viên, bạn phải nói theo một phong cách phù hợp với mọi người. Điều này có thể đặc biệt khó khăn khi viết một bản ghi nhớ tiêu cực - một bản ghi quan trọng hoặc mang đến tin xấu. Penning một tên lửa như vậy đòi hỏi người quản lý phải trực tiếp, nhưng cũng phải khéo léo. Mục tiêu nên là để khuyến khích nhân viên của bạn thay đổi hành động của họ mà không gây ra cảm giác xấu.
Cung cấp những tin tức xấu đầu tiên. Khi viết một bản ghi nhớ tiêu cực, nói chung là tốt nhất để có được tin xấu ngay lập tức. Bao gồm một lượng đáng kể dẫn đến tin nhắn có một số nhược điểm: đầu tiên, nó có thể khiến nó nghe như bạn đang bị đình trệ; thứ hai, một số nhân viên có thể ngừng đọc trước khi đến điểm của memo; và thứ ba, nếu thông điệp đã được dự đoán trước, nhiều nhân viên sẽ bỏ qua phần giới thiệu. Giọng điệu của phần này nên đơn giản và các sự kiện được trình bày rõ ràng. Cố gắng tránh giận dữ hoặc tiêu cực quá mức.
Cung cấp khuyến khích. Sau khi bạn đưa ra những tin tức xấu, hãy thay đổi giọng điệu và trọng tâm của bản ghi nhớ để nó lạc quan hơn một chút. Nếu thư của bạn đã được phê bình, hãy đưa ra những lời khen ngợi và khuyến khích. Nếu bạn đã đưa ra những tin tức khó chịu, hãy nhấn mạnh vào sự tích cực. Mục tiêu của công việc của bạn là một người quản lý là lãnh đạo, một nhiệm vụ không bao giờ quan trọng hơn trong thời điểm khó khăn.
Trình bày một giải pháp. Một trong những vấn đề nan giải mà nhân viên thường gặp phải khi nhận được một bản ghi nhớ tiêu cực là không biết người giám sát của họ muốn họ thực hiện hành động gì ngay bây giờ. Trong phần thứ ba và cuối cùng của bức thư, hãy phác thảo một quá trình hành động rõ ràng mà nhân viên có thể thực hiện để cải thiện tình hình. Hướng dẫn này sẽ cung cấp các bước rõ ràng cho nhân viên và nên được cung cấp với một giọng lạc quan.
Đọc thành tiếng. Trước khi gửi bản ghi nhớ, bạn nên xem qua và sau đó đọc to. Trước tiên hãy đọc to lên cho chính mình và sau đó cho ít nhất một người khác có thể cung cấp phản hồi. Lắng nghe cẩn thận các lựa chọn từ của riêng bạn và cố gắng nghe bất kỳ ngôn ngữ nào có thể bị hiểu sai. Sau khi bạn thực hiện các chỉnh sửa này, bức thư nên được đọc lại về ngữ pháp, dấu câu và chính tả - để cho nhân viên của bạn biết rằng bạn đã viết thư một cách cẩn thận.
