Thiết kế tổ chức cung cấp một khung quan trọng xác định cách mọi người, quy trình và hoạt động di chuyển qua một công ty. Thiết kế tổ chức tốt giúp hỗ trợ hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh. Có một kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu về cách thức công ty sẽ hoạt động giúp các bộ phận khác nhau kết hợp với nhau và hướng tới một mục tiêu chung. Hai loại cấu trúc tổ chức phổ biến là chức năng và ma trận.
Tổ chức chức năng là gì?
Chức năng là loại phổ biến nhất của thiết kế tổ chức. Trong loại cấu trúc này, tổ chức được nhóm thành các bộ phận nơi những người có kỹ năng tương tự được giữ lại với nhau dưới dạng các nhóm, chẳng hạn như bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị và bộ phận tài chính. Điều này giúp các công ty đảm bảo rằng mỗi nhóm hoặc bộ phận thực hiện ở đỉnh cao.
Thường có một người quản lý hoặc một giám đốc điều hành cấp cao quản lý một bộ phận cụ thể, xử lý tất cả các quyết định liên quan đến ngân sách, nguồn lực, ra quyết định và nhân sự. Một cấu trúc chức năng hoạt động tốt nhất cho những công ty hoạt động tại một địa điểm với một danh mục sản phẩm duy nhất. Nó cũng hoạt động tốt cho các nhóm nhỏ và các dự án nhỏ vì tài nguyên có thể được kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn.
Có bất kỳ nhược điểm?
Thiết kế tổ chức chức năng có xu hướng khó áp dụng bởi các công ty lớn hơn có nhiều vị trí địa lý vì chi phí và khó khăn trong việc chứa tài nguyên. Công việc cũng diễn ra trong một silo, điều đó có nghĩa là đôi khi các thành viên trong nhóm không có quyền truy cập vào những người bên ngoài bộ phận của họ.
Một số người không tán thành thiết kế tổ chức chức năng nói rằng một vấn đề lớn là sự không mạch lạc. Hầu hết các đội chức năng đều giỏi nhiều thứ nhưng tuyệt vời không có gì. Các nhóm này thường đấu tranh để đáp ứng nhu cầu và nhu cầu của khách hàng và người quản lý của họ, đưa ra một danh sách nhu cầu vô tận, và đôi khi mâu thuẫn từ các bộ phận khác nhau. Kết quả là, họ cảm thấy khó khăn khi xây dựng loại lợi thế hoặc sự khác biệt cần thiết cho thành công lâu dài.
Làm thế nào để tổ chức ma trận làm việc?
Một sự kết hợp của hai hoặc nhiều loại cấu trúc tổ chức, tổ chức ma trận có thể giúp các công ty cải thiện hiệu quả, sẵn sàng và thích ứng thị trường. Kiểu cấu trúc này hoạt động tốt nhất cho các công ty mới khởi nghiệp và các công ty khác hoạt động trong môi trường năng động vì họ thường có thể đáp ứng nhanh hơn với nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng trong khi giảm thời gian dẫn đầu để tạo ra một sản phẩm mới.
Quyền hạn của người quản lý chức năng di chuyển theo chiều dọc xuống và quyền hạn của người quản lý dự án di chuyển ngang. Vì các cơ quan này chảy xuống và đi ngang, cấu trúc này được gọi là cấu trúc tổ chức ma trận. Người quản lý trong một tổ chức ma trận có hai hoặc nhiều dòng báo cáo trở lên cho các ông chủ, mỗi người đại diện cho một khía cạnh kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như sản phẩm, khu vực, khách hàng, khả năng hoặc chức năng. Nó thường là một phản ứng với silo của công ty.
Các kỹ năng được sử dụng tốt hơn theo cấu trúc ma trận, vì vậy các công ty có thể chọn những nhân viên có khả năng nhất để cung cấp các dự án. Ngoài ra, cấu trúc ma trận có thể phục vụ khách hàng toàn cầu bằng cách tích hợp các chức năng kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.
Nhược điểm tiềm năng của cấu trúc ma trận
Quản lý một cấu trúc ma trận có thể phức tạp và đầy thách thức. Một khiếu nại phổ biến về mô hình kinh doanh này là nó làm tăng báo cáo đi lên và làm chậm quá trình ra quyết định. Điều ngược lại phải đúng trong một ma trận hoạt động tốt bởi vì nó đẩy xuống việc ra quyết định vận hành một cách có kiểm soát.
Hơn nữa, cơ quan mờ đặc trưng cho cấu trúc tổ chức này có thể dẫn đến xung đột và làm mọi thứ chậm lại. Các nhà quản lý ở hai đầu đối diện của ma trận có thể khó đạt được thỏa thuận, tạo ra sự nhầm lẫn giữa các nhân viên. Ngoài ra, khối lượng công việc có xu hướng cao và tài nguyên khan hiếm.
Một nhược điểm khác là trách nhiệm công việc không phải lúc nào cũng rõ ràng. Người quản lý bán hàng, ví dụ, thường chịu trách nhiệm cho các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như quan hệ khách hàng và tiếp thị kỹ thuật số. Anh ta có thể hoặc không thể chuyên môn trong từng lĩnh vực. Đội nhiều mũ là phổ biến trong các công ty nhỏ, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày và hiệu suất tổng thể trong các tổ chức lớn hơn.
