Yêu cầu ngân sách là một lá thư kinh doanh tìm kiếm nguồn vốn cho chi phí và chi phí hoạt động cho một dự án hoặc bộ phận trong một tổ chức. Ít trang trọng hơn một đề xuất kinh doanh truyền thống, yêu cầu này vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt việc viết bài kinh doanh và cung cấp cho người đọc hiểu biết sâu sắc về dự án trong khi trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Ngân sách chi tiết
-
Thông tin liên lạc của khán giả
-
Tài liệu bổ trợ
Tìm đúng cá nhân giám sát các yêu cầu ngân sách cho dự án cụ thể của bạn. Trong bất kỳ tổ chức nào, có thể có một vài cá nhân khác nhau giám sát chi tiêu và cân nhắc ngân sách. Hãy dành thời gian để điều tra đối tượng của bạn kỹ lưỡng. Đảm bảo rằng bạn có được chính tả và thông tin liên lạc.
Cung cấp nền tảng lịch sử cho dự án. Điều này nên bao gồm bất kỳ kinh nghiệm trong quá khứ với các dự án tương tự, ngân sách hoặc kế hoạch chi tiêu trước đó và thành công đạt được từ những nỗ lực trước đó. Bao gồm bất kỳ xu hướng gần đây có thể ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của dự án.
Chỉ định mục đích cho yêu cầu ngân sách hiện tại và cung cấp các kế hoạch chi tiết. Bao gồm cách phân bổ tiền và chi phí sẽ được chi trả. Ví dụ: nếu ngân sách sẽ được chi cho nhân viên và vật tư, hãy chú thích phần trăm ngân sách sẽ được phân bổ cho mỗi yêu cầu. Giải quyết bất kỳ câu hỏi mà một người hợp lý có thể hỏi về việc trả trước dự án để tránh sự chậm trễ trong phê duyệt hoặc từ chối chính thức của yêu cầu.
Đính kèm một ngân sách chi tiết cho các chi phí dự án hoặc bộ phận. Điều này sẽ cung cấp cho các cá nhân đánh giá các con số chính xác cho dự án. Giống như ngân sách tiêu chuẩn, phần này phải bao gồm các chi tiết đơn hàng chính xác cho từng chi tiêu cần thiết. Nếu số liệu chính xác không có sẵn, sẽ cần phải ước tính tổng chi phí cho chi tiết đơn hàng đó.
Đóng yêu cầu bằng cách tóm tắt các chi tiết quan trọng được bảo hiểm. Điều này thường có thể được thực hiện trong vòng một hoặc hai đoạn. Sau đó, bao gồm tên của bạn và thông tin liên lạc. Đề nghị một cuộc họp tiếp theo để thảo luận thêm về yêu cầu tài trợ.
Lời khuyên
-
Văn bản kinh doanh phải luôn sạch sẽ và súc tích. Cung cấp đủ thông tin để trình bày một đối số hợp lệ cho yêu cầu của bạn nhưng đừng cố gắng bán quá nhiều với lông tơ. Hãy nhớ rằng, người đọc của bạn sẽ có nhiều dự án để xem xét. Đừng lãng phí thời gian của cô ấy với những chi tiết không quan trọng.
Cảnh báo
Hãy cẩn thận khi ước tính chi phí trong tương lai. Ước tính quá ít cho một chi tiết đơn hàng có thể khiến ngân sách của bạn đáng kể theo những gì thực sự cần thiết. Ước tính quá nhiều có thể khiến ngân sách của bạn bị coi là không hợp lý và bị từ chối.
