Tiền mặt không chỉ là tiền xu và tiền tệ trong thế giới kinh doanh. Nó cũng bao gồm séc, giao dịch thẻ tín dụng và lệnh chuyển tiền. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật thực hành tốt nhất để xử lý tiền mặt, bạn giúp giảm lỗi và đảm bảo trách nhiệm, ngay cả khi lượng tiền mặt bạn xử lý thấp. Bằng cách tạo và thực hiện kiểm soát xử lý tiền mặt, bạn có thể tạo một quy trình hiệu quả để quản lý các khoản thanh toán đi và tiền bạn nhận được.
Trách nhiệm tiền mặt
Theo dõi các cá nhân có quyền truy cập vào tiền mặt của công ty và lưu ý mỗi người có trách nhiệm xử lý tiền mặt. Bạn nên biết tiền mặt của công ty bạn ở đâu và có thể theo dõi sự bất thường đối với các cá nhân cụ thể. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách đảm bảo mỗi khoản thanh toán đều có hóa đơn tiền mặt được phát hành và ghi lại, cung cấp cho mỗi khách hàng một biên lai và ghi lại mọi chuyển khoản. Một giám sát viên phải luôn chấp thuận các giao dịch bị hủy hoặc hoàn trả và xác minh tiền gửi bằng tiền mặt.
Tách nhiệm vụ
Khi một hoặc hai người có trách nhiệm xử lý tiền mặt, sẽ có rủi ro gian lận cao hơn. Bằng cách phân tách nhiệm vụ xử lý tiền mặt giữa một số cá nhân, một người không thể kiểm soát quá trình xử lý tiền mặt. Có các cá nhân khác nhau ghi lại các khoản thanh toán bằng tiền mặt vào hồ sơ kế toán, nhận tiền, tiền ký quỹ, đối chiếu các khoản thanh toán bằng tiền mặt trong sổ sách kế toán thanh toán hóa đơn và phát phiếu lương. Khi bạn tách riêng nhiệm vụ xử lý tiền mặt, mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm với những người khác trong quy trình xử lý tiền mặt.
Hòa giải tiền mặt
Khi bạn có các thực hành đối chiếu tiền mặt tại chỗ, bạn có thể xác nhận rằng nhân viên đã ghi lại các giao dịch tiền mặt một cách chính xác và có một hệ thống kiểm tra và số dư. Tối thiểu, bạn nên kiểm tra báo cáo ngân hàng của bạn so với các khoản thu và tiền gửi hàng tháng. Ngoài việc ghi lại các khoản thanh toán tiền mặt ngay khi bạn nhận được chúng, hãy đếm và cân đối các khoản thu tiền mặt của bạn mỗi ngày và so sánh tất cả các khoản thu với phiếu gửi tiền. Ngoài việc đối chiếu tiền mặt hàng tháng theo lịch trình, hãy tiến hành kiểm tra bất ngờ hồ sơ sổ sách kế toán mỗi tháng.
Bảo vệ
Bất cứ khi nào một doanh nghiệp xử lý tiền mặt, điều quan trọng là giữ an toàn cho tiền và nhân viên. Để bảo vệ tài sản tài chính của bạn, luôn luôn tiến hành kiểm tra lý lịch cho nhân viên tương lai trước khi mở rộng lời mời làm việc. Luôn luôn khóa tiền mặt ở nơi an toàn và chi tiết chính sách xử lý tiền mặt của bạn trong sổ tay nhân viên. Giới hạn số người có quyền truy cập vào tiền mặt càng ít càng tốt và chỉ cung cấp mật khẩu và kết hợp cho nhân viên được phê duyệt. Hàng năm, hoặc bất cứ khi nào một nhân viên xử lý tiền mặt rời khỏi công ty, hãy thay đổi tất cả các kết hợp và mật khẩu. Bất cứ khi nào một nhân viên đếm tiền mặt, cô ấy nên làm như vậy ở một địa điểm mà công chúng hoặc khách hàng không thể nhìn thấy. Khi nhận tiền mặt từ nơi này đến nơi khác, muốn gửi tiền hoặc nếu doanh nghiệp của bạn có khuôn viên rộng lớn, hãy sử dụng hệ thống bạn bè. Luôn giảm thiểu lượng tiền mặt tại doanh nghiệp của bạn qua đêm để bạn không bị tổn thất lớn trong trường hợp hỏa hoạn hoặc trộm cắp.
