Các tổ chức có quy trình quản lý hợp đồng tại chỗ có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc và do đó có lợi thế trên thị trường. Cốt lõi của một quy trình quản lý hợp đồng lành mạnh là một vị trí trung tâm nơi mọi ngôn ngữ hợp đồng có thể dễ dàng truy cập.
Phân tích hợp đồng
Xem lại hợp đồng để đảm bảo rằng nó chứa tất cả thông tin thích hợp. Một hợp đồng vững chắc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân. Nó nên chi tiết tất cả các khung thời gian và thời hạn, xác định cách thức phân phối sẽ được đo lường và sắp xếp rõ ràng các thỏa thuận thanh toán.
Hiểu nền
Dành thời gian để thảo luận trong tổ chức về vai trò của nhà cung cấp dịch vụ và mối quan hệ đã phát triển sẽ giúp xác định các điều khoản của hợp đồng. Nếu cần thiết, hãy gặp nhà cung cấp dịch vụ để xác định bất kỳ vấn đề nổi bật nào. Mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp dịch vụ có thể giúp hình thành hợp đồng có lợi cho cả hai bên.
Thiết lập giao thức giám sát
Đảm bảo rằng các hệ thống được đặt ra để thu thập dữ liệu, theo dõi các mốc thời gian, báo cáo về hiệu suất và sắp xếp sổ sách kế toán. Thủ tục được xác định rõ ràng tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Có được tài liệu cần thiết
Điều quan trọng khi bắt đầu hợp đồng là xác định tất cả các giấy phép và tài liệu cần thiết, xác nhận rằng tất cả thông tin là hiện tại và chia sẻ thông tin này với nhà cung cấp dịch vụ.
Thông báo cho tất cả các bên
Thành viên của nhóm quản lý hợp đồng và các bên liên quan khác phải được thông báo ban đầu về trách nhiệm của họ trong quy trình hợp đồng. Trách nhiệm trong suốt thời hạn của hợp đồng nên được nêu rõ để tất cả các thành viên trong nhóm hiểu trách nhiệm của họ.
Quản lý các vấn đề
Khi hợp đồng được ký kết, mọi vấn đề chưa được giải quyết sẽ được xử lý để chúng không gây ra vấn đề trong thời hạn hợp đồng. Các vấn đề chưa được giải quyết tại thời điểm ký hợp đồng nên được viết ra và giải pháp và khung thời gian đã thỏa thuận. Đây cũng là thời điểm tốt để xác định các mục hợp đồng sẽ còn lại để phát triển trong tương lai. Bất kỳ mục nào yêu cầu một biến thể trong hợp đồng ban đầu cần phải được ghi lại và quản lý cẩn thận.
Đánh giá quá trình chuyển đổi
Một giai đoạn chuyển tiếp sẽ có mặt trong một số hợp đồng. Vào cuối giai đoạn này, các bên nên gặp nhau để đánh giá hiệu suất tổng thể của hợp đồng. Trong một số trường hợp, giai đoạn chuyển tiếp là khi các chi tiết cuối cùng của hợp đồng được đưa ra; trong những trường hợp này, việc đánh giá kỹ lưỡng về giai đoạn chuyển tiếp là rất quan trọng. Đây cũng là thời gian để xác định các thỏa thuận hợp đồng như các nguồn lực sẽ cần thiết.
Đánh giá hiệu suất
Quản lý hiệu suất nên được liên tục trong suốt hợp đồng. Đánh giá liên tục dữ liệu hiệu suất, tiếp tục những gì đang hoạt động và sửa chữa những gì không, sẽ giúp tạo lại các điều khoản hợp đồng có lợi cho tất cả các bên.
Quản lý biến thể
Tất cả các hợp đồng nên bao gồm các quy định cho các biến thể, chỉ được phép trong các trường hợp được xác định. Các biến thể hợp đồng phải luôn được xác định bằng văn bản bởi một sửa đổi chính thức. Một quy trình quản lý thay đổi tiêu chuẩn nên được áp dụng cho tất cả các biến thể.
