Thiết lập ngân sách giúp một tổ chức phân bổ nguồn lực cho giai đoạn tài chính sắp tới. Khi tổ chức giải ngân tiền, nó theo dõi các khoản giải ngân của mình với số tiền được ngân sách và điều chỉnh ngân sách để đáp ứng các chi phí bất ngờ. Các nhà quản lý tham gia vào quá trình lập ngân sách giúp các nhà quản lý hiểu được các hoạt động tài chính của doanh nghiệp và khiến họ chịu trách nhiệm về chi tiêu của bộ phận mình. Ngân sách chi tiết đơn hàng chỉ là một cách tiếp cận để tạo ngân sách và có rất nhiều điểm mạnh và điểm yếu của việc lập ngân sách theo cách này.
Hệ thống ngân sách dòng Mục đích
Hệ thống ngân sách chi tiết đơn hàng phục vụ một số mục đích. Đầu tiên, nó giúp một doanh nghiệp hiểu liệu thu nhập của mình có đủ để trang trải chi phí hay không. Thứ hai, ngân sách chi tiết đơn hàng giúp dễ dàng xác minh khi một mục duy nhất vượt quá ngân sách hoặc thuộc ngân sách. Ví dụ, nếu một công ty nghi ngờ rằng chi phí nguyên vật liệu của nó vượt khỏi tầm kiểm soát, thì công ty có thể đặc biệt chú ý đến mặt hàng này và so sánh phương sai theo thời gian. Cuối cùng, ngân sách chi tiết đơn hàng giúp các nhà quản lý tài chính có được thông tin về chi phí chi tiết nào được đưa vào từng chức năng chính của doanh nghiệp; điều này rất quan trọng để xác định xem một bộ phận có hoạt động tài chính kém hơn các bộ phận khác hay không.
Ưu điểm của ngân sách chi tiết đơn hàng
Ngân sách chi tiết đơn hàng là dễ dàng chuẩn bị và theo dõi. Mỗi đơn vị tổ chức chia thành các khoản chi phí và phân bổ một khoản chính xác cho từng chi phí. Các nhà quản lý sử dụng ngân sách từ kỳ tài chính cuối cùng để tạo ngân sách cho kỳ tài chính tiếp theo và điều chỉnh chi phí để tính đến sự khác biệt theo chu kỳ, chênh lệch theo mùa và lạm phát.
Theo thời gian, việc sử dụng ngân sách chi tiết đơn hàng tạo ra thông tin thống kê có giá trị điều đó thể hiện xu hướng và cơ hội tiết kiệm tiền. Ví dụ: các nhà bán lẻ có chi phí lao động cao hơn trong các tháng nghỉ đông có thể sử dụng dữ liệu từ ngân sách chi tiết đơn hàng để tìm cách cắt giảm chi phí lao động trong thời gian ít bận rộn hơn trong năm.
Nhược điểm của ngân sách chi tiết đơn hàng
Những nhược điểm của ngân sách chi tiết đơn hàng chứng minh rằng nó không nhất thiết là mô hình ngân sách tốt nhất. Ví dụ: loại ngân sách này không chứng minh lợi tức đầu tư. Chi phí chi tiết đơn hàng tăng theo thời gian có vẻ quá mức và mời xem xét kỹ lưỡng, trên thực tế, người quản lý có thể biện minh cho việc tăng chi tiết bằng cách chỉ ra doanh thu tăng hoặc hiệu suất tăng. Mặt khác, nếu một công ty nhận thấy chi phí của mình tăng lên trong khi doanh thu thì không, điều này có thể chỉ ra một vấn đề thực sự.
Ngoài ra, điều chỉnh các mục riêng lẻ trong ngân sách cũng có thể khuyến khích quản lý vi mô không hiệu quả. Việc buộc ngân sách vào hiệu suất và thông tin doanh thu có thể giảm thiểu những thiếu sót này.
Hệ thống ngân sách thay thế
Một tổ chức có thể quyết định xem xét các lựa chọn thay thế cho ngân sách chi tiết đơn hàng. Chẳng hạn, ngân sách hiệu suất là một mô hình hữu ích cho các quy trình thông thường dễ đo lường, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn. Ngân sách dựa trên không là một thay thế khác. Cách tiếp cận này bắt đầu từ đầu trong từng giai đoạn tài chính. Thay vì tự động mang một mục ngân sách về phía trước, ban quản lý phải cung cấp lý do cho từng mục trước khi thêm nó vào ngân sách, ngay cả khi ngân sách trước đó bao gồm mục đó. Ngân sách dựa trên zero là hữu ích để xác định và loại bỏ các chi phí lỗi thời.
