Các cuộc họp là một phần cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Bởi vì một cuộc họp được lên kế hoạch tốt là một diễn đàn để tận dụng vốn nhân lực, nó là một công cụ kinh doanh thiết yếu có thể cải thiện năng suất của lực lượng lao động. Không có cách phổ quát để điều hành một cuộc họp tồn tại. Tuy nhiên, bạn có thể đặt một số câu hỏi nhất định tại hầu hết các cuộc họp để giúp bạn theo dõi và hoàn thành mục tiêu cuộc họp của mình.
Mục tiêu của cuộc họp này là gì?
Bắt đầu mọi cuộc họp bằng cách trước tiên xác định các mục tiêu của cuộc họp, cũng là để giúp "phá băng". Đặt những câu hỏi như "Chúng ta muốn đạt được điều gì hôm nay?" hoặc "các mục tiêu của cuộc họp này là gì?" Đặt mục tiêu rõ ràng có thể giúp bạn và những người tham gia đi đúng hướng. Nếu cuộc họp không diễn ra, thì bạn có thể lịch sự nhắc nhở người tham gia về các mục tiêu của cuộc họp.
Chúng ta đã đạt được tiến bộ gì kể từ cuộc họp cuối cùng?
Hỏi những người tham gia cuộc họp, "Chúng ta đã đạt được tiến bộ gì kể từ cuộc họp cuối cùng?" Đây là một câu hỏi đặc biệt hữu ích nếu bạn có các cuộc họp định kỳ. Hãy chuẩn bị để thảo luận về tiến trình bạn đã thực hiện và đưa ra một chương trình họp liệt kê các chủ đề quan trọng mà bạn đã đề cập trong các cuộc họp trước đó và những gì bạn đã làm để giải quyết bất kỳ vấn đề nổi bật nào.
Chúng ta đang phải đối mặt với những vấn đề gì?
Các cuộc họp là nơi để thảo luận về các vấn đề mà bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn đang gặp phải với một dự án, công ty hoặc một cá nhân. Vì vậy, nó chuyển thành "Những vấn đề chúng ta đang phải đối mặt?" Chuẩn bị là chìa khóa, vì vậy hãy lên kế hoạch cho cuộc họp bằng cách đưa ra một danh sách các điểm thảo luận. Khi thảo luận về vấn đề, đừng nổi giận và phòng thủ; giữ bình tĩnh và giải thích các vấn đề đã biết, phát hiện ra các mối đe dọa hiện ra và tìm cách giải quyết các vấn đề này.
Những điều chúng ta muốn hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo là gì?
Kết thúc tất cả các cuộc họp bằng cách hỏi, "những điều chúng ta muốn hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo là gì?" Phát triển một danh sách các bước tiếp theo vào cuối mỗi cuộc họp. Có ai đó trong nhóm của bạn gửi ghi chú cuộc họp chi tiết liệt kê vai trò, trách nhiệm và ngày cho mỗi bước tiếp theo của bạn. Đi xung quanh phòng và yêu cầu người tham gia chia sẻ những gì họ nghĩ là những bước tốt nhất cần thực hiện để đạt được mục tiêu của bạn cho cuộc họp tiếp theo.
Làm thế nào để chúng tôi hoàn thành các mục tiêu kinh doanh trong tương lai?
Hỏi những người tham gia cuộc họp, "Làm thế nào để chúng ta hoàn thành mục tiêu kinh doanh trong tương lai?" Điều đó quan trọng bởi vì tất cả các cuộc họp phải phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của công ty. Câu hỏi giúp những người tham gia cuộc họp giữ được bức tranh lớn trong tâm trí bởi vì đây là điều thường bị mất trong quá trình xáo trộn hàng ngày.
