Một lá thư kinh doanh thiết lập giai điệu cho các tương tác trong tương lai. Khi một khách hàng tiềm năng nhận được thư kinh doanh, anh ta lập tức tạo ấn tượng về nhà văn và tổ chức của mình. Nếu bức thư quá giản dị, người viết có thể tỏ ra không trung thực hoặc không chuyên nghiệp. Viết quá trang trọng có thể khiến người đọc sợ hãi hoặc xa lánh. Một lá thư được tổ chức tốt và viết tốt sẽ tạo ra một ấn tượng đầu tiên tích cực.
Tổ chức tốt
Mỗi thư kinh doanh đề cập đến một mục đích hoặc nhiệm vụ cụ thể. Nó có thể là một yêu cầu thông tin, phản hồi cho một cuộc điều tra hoặc gửi đề xuất. Đoạn đầu tiên nêu mục đích của bức thư. Nó trả lời các câu hỏi của nhà báo: ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Các đoạn còn lại hỗ trợ mục đích này với các điểm khác nhau - trình độ, thuộc tính, tính năng. Đoạn cuối trình bày mục đích này và nêu rõ những kỳ vọng của người viết. Người viết sử dụng các cụm từ chuyển tiếp phù hợp để đảm bảo rằng tất cả các phần của bức thư trôi chảy cùng nhau.
Rõ ràng và súc tích
Một lá thư kinh doanh tốt cung cấp tất cả các thông tin thích hợp một cách rõ ràng và súc tích. Nhà văn sử dụng một giọng điệu và ngôn ngữ thích hợp. Ông giữ từ vựng đơn giản và tránh sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật hoặc trừu tượng để gây ấn tượng với người đọc. Anh ta thay đổi độ dài của câu, tránh xa những câu dài, lan man với những chi tiết quá mức. Tuy nhiên, anh ta không giới hạn bản thân trong những câu ngắn gọn, nhảm nhí. Bất cứ khi nào có thể, anh sử dụng giọng nói chủ động thay vì giọng nói thụ động.
Cấu trúc tốt
Mỗi thư kinh doanh tuân theo các yêu cầu về định dạng và phông chữ của công ty.Trong một định dạng khối, toàn bộ chữ cái được để lại hợp lý và khoảng cách đơn, ngoại trừ một khoảng trắng kép giữa các đoạn. Định dạng khối được sửa đổi theo kiểu khối, nhưng định vị ngày và đóng ở trung tâm. Hầu hết các thư kinh doanh bao gồm ngày, địa chỉ bên trong, lời chào, dòng chủ đề, đóng miễn phí, chữ ký và thùng. Nếu chữ cái ngắn hơn hoặc dài hơn trung bình, người viết thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho khoảng cách dọc.
Lỗi miễn phí
Trước khi gửi bất kỳ lá thư, người viết đọc bản thảo đầu tiên thành tiếng. Đây là một cách tuyệt vời để kiểm tra ngôn ngữ nghe có vẻ khó xử hoặc không tự nhiên. Ông sử dụng một từ điển và viết stylebook để kiểm tra tất cả chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Ngoài ra, anh ta có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của chương trình xử lý văn bản của mình. Anh ta kiểm tra lại tên, tiêu đề và địa chỉ của người nhận.
