Mua hàng là một bộ phận trong bộ phận tài chính của một công ty đảm bảo vật tư và nguyên liệu theo yêu cầu của các bộ phận khác được mua sắm một cách hiệu quả. Tất cả mọi thứ đặt hàng cho mỗi bộ phận phải thông qua bộ phận mua hàng. Mặc dù các công ty có hướng dẫn mua khác nhau, tất cả các công ty đều có quy trình mua hàng tiêu chuẩn.
Đơn đặt hàng
Mỗi dịch vụ, vật liệu hoặc cung cấp theo yêu cầu của từng bộ phận phải được gửi dưới dạng đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng này là một số kế toán để đảm bảo số tiền chính xác được trả cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Số này cũng theo dõi thứ tự để đảm bảo nhận được kịp thời cũng như chất lượng và số lượng mong muốn cần thiết. Đơn đặt hàng cũng được sử dụng bởi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp khi thanh toán cho công ty sau khi giao đơn đặt hàng.
Báo giá mua hàng
Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ hoặc vật tư được yêu cầu. Một đại lý mua hàng tìm thấy các nhà cung cấp khác nhau, yêu cầu báo giá và quyết định nhà cung cấp nào đáp ứng nhu cầu của các yêu cầu của bộ phận. Quy trình mua hàng phác thảo quá trình mà bộ phận mua hàng đưa ra yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp và nhà cung cấp. Mỗi quản lý bộ phận phải thông báo cho bộ phận mua hàng về mặt hàng chính xác cần thiết, chi tiết cụ thể của các mặt hàng mong muốn và số lượng cần thiết để vận hành bộ phận tương ứng.
Quy trình giám sát
Sau khi các bộ phận đã cung cấp cho bộ phận mua hàng thông tin về dịch vụ, vật tư hoặc nguyên liệu cần thiết, đại lý mua hàng sẽ theo dõi đơn hàng trong suốt quá trình. Đại lý mua hàng được chỉ định cho đơn đặt hàng phải theo dõi với nhà cung cấp trong trường hợp có thay đổi hoặc cập nhật và theo dõi đơn hàng cho đến khi nhận được. Sau khi nhận được hàng, bộ phận mua hàng đảm bảo đơn hàng là chính xác và trong các thông số kỹ thuật được ký hợp đồng.
