Cho dù ở nơi làm việc, ở nhà hay trong một tình huống xã hội, giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và rõ ràng. Nó giúp tránh những hiểu lầm và ngăn ngừa sự nhầm lẫn và lãng phí thời gian. Với việc sử dụng công nghệ ngày càng tăng trong tương tác của con người, các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và đặc biệt của chúng ta đôi khi có thể bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, những kỹ năng này rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Thời gian là tiền bạc
Giao tiếp hiệu quả đặc biệt có liên quan tại nơi làm việc, trong đó thời gian là tiền. Càng lãng phí thời gian vì thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác được truyền qua lại giữa các đồng nghiệp, doanh nghiệp sẽ mất càng nhiều tiền. Ví dụ, việc thiếu chi tiết trong một bản tóm tắt có thể có nghĩa là một nhà thiết kế phải làm lại toàn bộ thiết kế, tăng gấp đôi lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Trong trẻo
Khi truyền đạt thông tin, bạn mong muốn người hoặc người bạn đang giải quyết hiểu chính xác ý của bạn. Tuy nhiên, thường xuyên hơn không, một số nhầm lẫn hoặc giải thích sai có thể dẫn đến một cách đọc không chính xác. Chẳng hạn, nếu một bác sĩ phẫu thuật đưa ra những chỉ dẫn không rõ ràng trong một ca phẫu thuật nghiêm trọng, hậu quả có thể gây tử vong.
Diễn dịch
Nếu không có sự trợ giúp của ngôn ngữ cơ thể và ngữ điệu giọng nói để hướng dẫn chúng ta, giao tiếp bằng văn bản, đặc biệt là theo nghĩa không chính thức, sẽ mở ra cho một sự giải thích của người đọc, điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm lớn. Ngày càng nhiều người trong chúng ta dựa vào email, tin nhắn văn bản và các công cụ nhắn tin tức thời để liên lạc. Sự thiếu cá nhân hóa này có nghĩa là chúng ta cần suy nghĩ cẩn thận về cách thông điệp của chúng ta sẽ được cảm nhận. Trong khi bạn có thể có ý định như một trò đùa, một người khác có thể đọc nó và hiểu theo nghĩa đen. Giao tiếp bằng văn bản hoặc bằng lời nói kém có thể dẫn đến không chỉ dẫn đến sự sai lệch của các sự kiện, mà còn về suy nghĩ và ý định của bạn.
Chuyên nghiệp
Trong một môi trường chuyên nghiệp, bạn càng rõ ràng và súc tích hơn trong giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, bạn sẽ càng thành thạo hơn. Nếu một lá thư bị nói xấu hoặc nếu bạn đưa ra một bài thuyết trình dường như không có kế hoạch và rời rạc, có vẻ như bạn đã không coi trọng vấn đề và do đó bạn có thể không chuyên nghiệp. Bằng cách đưa ra quan điểm của bạn bằng càng ít từ càng tốt và nói với sự rõ ràng và dự đoán, bạn sẽ chứng minh rằng bạn là một người giao tiếp tốt, hiểu rõ chủ đề của bạn.
Sự tự tin
Một phần của việc có thể giao tiếp tốt, đặc biệt là bằng lời nói, là tự tin vào những gì bạn đang nói. Nếu bạn do dự và lẩm bẩm khi bạn nói hoặc tệ hơn, hãy nói điều gì đó không đúng sự thật để trả lời một câu hỏi, thì bạn sẽ không chuyển tiếp quan điểm hoặc hướng dẫn của mình một cách hiệu quả. Nếu bạn không có vẻ tin vào những gì bạn đang nói, thì làm sao bạn có thể mong đợi bất cứ ai khác?
