Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một tập hợp các quy trình kế toán giúp công ty báo cáo dữ liệu kiểm kê tài chính. Nhiều công ty sử dụng hệ thống này - đặc biệt là những công ty sử dụng hệ thống kế toán chi phí đơn hàng công việc, hoặc bán nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Các công ty phải cân bằng những lợi thế và bất lợi của một hệ thống vĩnh viễn trước khi thực hiện nó.
Báo cáo chính xác
Các công ty thường trải nghiệm báo cáo tài chính chính xác hơn với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Kế toán cập nhật sổ cái chung sau mỗi giao dịch hàng tồn kho. Điều này dẫn đến một tài khoản sổ cái chung phản ánh chặt chẽ hàng tồn kho vật lý thực tế trên tay. Chủ sở hữu và người quản lý sau đó có thể đưa ra quyết định chất lượng dựa trên tính chính xác của báo cáo giá trị hàng tồn kho. Nhiều loại hàng tồn kho cũng được hưởng lợi từ phương pháp này, vì kế toán theo dõi chính xác từng loại thông qua sổ cái chung.
Quản lý điện tử
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn thường sử dụng các phương pháp điện tử để ghi lại các giao dịch. Một ví dụ là hệ thống mã vạch mà một nhà bán lẻ quần áo sử dụng khi bán hàng hóa. Mỗi lần quét ghi lại dữ liệu cập nhật giá trị hàng tồn kho của công ty. Kế toán sử dụng thông tin này để cân đối sổ cái. Các công ty cũng sử dụng dữ liệu để đặt hàng bằng cách sử dụng một hệ thống chỉ trong thời gian. Đặt hàng điện tử giúp ngăn chặn hàng tồn kho và mất doanh số.
Giá cả
Nhiều hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là đắt tiền. Chi phí cho các hệ thống này là gấp đôi. Công nghệ cần thiết để làm cho hệ thống hoạt động có thể là một chi phí vốn lớn. Cập nhật hệ thống cho những thay đổi mới cho công nghệ cũng tốn kém. Đào tạo nhân viên để sử dụng đúng hệ thống là một chi phí khác. Về mặt hành chính, các công ty phải tìm các kế toán viên có thể làm việc hệ thống và quản lý các thay đổi thường xuyên đối với sổ cái.
Quá trình
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn thường tốn thời gian. Cập nhật điện tử vào sổ cái chung của công ty có thể dẫn đến nhu cầu đối chiếu tài khoản. Kế toán thường sẽ dành nhiều giờ mỗi tuần hoặc mỗi tháng để điều hòa hàng tồn kho. Lỗi liên tục cũng có thể gây ra các biến chứng hơn nữa. Kế toán cần sửa lỗi và cân đối tài khoản hàng tồn kho trước khi đóng sổ sách của công ty. Báo cáo số liệu hàng tồn kho không chính xác có thể kích hoạt kiểm toán, dẫn đến các vấn đề tiềm ẩn cho công ty.
